Anfang März 2020 standen wir vor einem der erfolgreichsten Monate unserer Academy-Geschichte, doch wurden von der rasanten Entwicklung der Corona-Pandemie kalt erwischt. Anfangs waren wir - wie auch unsere Kunden - noch skeptisch, ob der Virus tatsächlich ein Problem werden würde. Schon kurze Zeit später - die ersten Ausgangsbeschränkungen waren in Vorbereitung - kam nur noch die Absage aller Präsenzschulungen infrage.
Als Erstes mussten wir alle geplanten Trainings absagen, die Teilnehmer informieren und die Reise- und Raumbuchungen stornieren. Gleichzeitig fiel die Entscheidung unser Büro vorübergehend zu schließen und das komplette Unternehmen ins Home Office zu verlagern. Dieser Umstieg an sich verlief bei uns reibungslos, da die benötigte Technik für alle Mitarbeiter vorhanden und bereits oft erprobt war. Weit schwieriger war es, sich an die virtuelle Zusammenarbeit zu gewöhnen und natürlich sein Privatleben (z. B. die Kinderbetreuung) neu zu organisieren.
Jetzt war es natürlich auch an der Zeit uns der Frage nach der Zukunft unserer beliebten factory42 Academy zu widmen...
Der Blick in eine ungewisse Zukunft
Wie kann es weitergehen? Diese Frage stellen sich wahrscheinlich gerade die meisten Unternehmen mit klassischen - analogen - Geschäftsmodellen. Während unsere Salesforce-Beratungsprojekte relativ problemlos auch remote weiterlaufen können, war unsere Akademie komplett auf Präsenztrainings ausgerichtet und damit auf unbestimmte Zeit “aus dem Geschäft”. Hier bestand akuter Handlungsbedarf.
Der Schulungsmarkt ist in den letzten Jahren deutlich unübersichtlicher geworden. Es gibt viele neue Trainingsformen, -formate und -kanäle. Doch welcher Ansatz passt am besten zu unseren Stärken (Salesforce-erfahrene Trainer und bewährte, praxisorientierte Trainingskonzepte) und lässt sich in kurzer Zeit umsetzen? Bei näherer Betrachtung war klar, dass Online Trainings - in einem virtuellen Klassenzimmer mit Trainer - am besten zu unserer Trainingsphilosophie passen. Zeit unser eigenes Digitalisierungsprojekt zu starten:
Die factory42 Online Academy
Von der Idee zum Go Live in 4 Wochen
Ein kleines Projektteam bekam die Aufgabe, unsere bewährte Akademie möglichst schnell auch online verfügbar zu machen - ohne Kompromisse bei der Qualität und mit möglichst guter Teilnehmer-Experience. Neben vielen kleinen Details galt es insbesondere folgende vier Themenbereiche zu lösen:
- Content - Anpassung der Schulungen an das neue Medium
- Technik - Auswahl und Einführung geeigneter Tools
- Prozesse - Anpassung und Optimierung der administrativen Abläufe
- Marketing - Vermarktung der neuen Trainingsformate
Im Folgenden werde ich kurz auf die Schwerpunkte der vier Bereiche eingehen.
1. Content - Anpassung der Schulungen an das neue Medium
Nach einigen Recherchen und Tests mussten wir feststellen, dass sich Präsenzschulungen nicht einfach 1:1 in Online-Schulungen umwandeln lassen. Es ist z. B. deutlich schwieriger, die Aufmerksamkeit der Online-Teilnehmer über einen längeren Zeitraum hochzuhalten. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, unsere teilweise mehrtägigen Schulungen in kleinere, leichter verdaubare Sessions aufzuteilen (und diese ggfs. auch einzeln anzubieten).
Zusätzlich bieten manche Schulungssysteme auch “Frühwarnsysteme”, um rechtzeitig gegenzusteuern, wenn die Aufmerksamkeit nachlässt. Gemeinsam mit unserem Trainerteam arbeiteten wir an der Anpassung unserer Schulungsmethoden. Neben regelmäßigen Pausen und ausreichend Zeit für Rückfragen, müssen auch in geeigneten Abständen Maßnahmen zur (Re-)Aktivierung der Teilnehmer eingeplant werden. Auch mit der neuen Schulungstechnik muss man sich vorab intensiv vertraut machen. Diese erlaubt es zum Beispiel die Teilnehmer in Kleingruppen in virtuelle Gruppenarbeitsräume aufzuteilen, damit sie dort unter Beobachtung des Trainers gemeinsam an Praxisaufgaben arbeiten können.
2. Technik - Auswahl und Einführung geeigneter Tools
Dies war ohne Zweifel einer der wichtigsten Punkte im Projekt. Wir mussten uns schnell einen Marktüberblick verschaffen, um geeignete Anbieter von Online-Trainingssoftware zu identifizieren. Uns war wichtig, einen Anbieter zu finden, der neben den Basics (durchgehend gute Video- und Audioqualität) auch Features für verschiedene Trainingsszenarien bietet und uns bei administrativen Prozessen (Einladungsmanagement, Lernzielkontrolle, Feedback etc.) unterstützt. Da dieses Thema wahrscheinlich für viele Leser besonders spannend ist, hat mein Kollege Sven Sauder dazu einen vertiefenden Blogbeitrag geschrieben, in dem er die Ergebnisse unserer Marktanalyse kurz vorstellt. Diesen Beitrag werden wir in den nächsten Tagen hier in unserem Blog veröffentlichen.
3. Prozesse - Anpassung und Optimierung der administrativen Abläufe
Für den Betrieb unserer Trainingsakademie hatten wir auch in der Vergangenheit bereits einige automatisierte Prozesse. Die Buchung der Kurse wickeln wir über die Eventbrite-Plattform ab, die wir sowohl in unsere Webseite als auch die Buchhaltungsprozesse eingebunden haben. Diesen bewährten Prozess konnten wir weiter verwenden. Die Erfassung, das Management und die Kommunikation mit den Teilnehmern erfolgt in Salesforce. Hier mussten wir aufgrund der neuen Rahmenbedingungen nachbessern.
Unsere neuen Online-Trainingsangebote sind in kürzere Einheiten (Sessions) aufgeteilt, die teilweise auch einzeln buchbar sind. Dadurch kommen ganz neue Herausforderungen auf unsere Trainingsadministration zu. Hatten wir vorher z.B. 5 jeweils mehrtägige Trainings mit festem Teilnehmerkreis, so haben wir jetzt bis zu 40 einzelne Sessions, zu denen jeweils der relevante Teilnehmerkreis rechtzeitig mit den passenden Login-Daten eingeladen werden muss. Um Fehler zu vermeiden, muss dieser Prozess möglichst automatisiert erfolgen. Deshalb haben wir uns für ein Trainingstool entschieden, das diesen Prozess weitgehend unterstützt. Sobald die Teilnehmer eines Trainings feststehen, werden diese einmalig ins System gespielt. Danach verläuft der gesamte Einladungsprozess inkl. Terminerinnerungen, Download der Trainingsunterlagen sowie Feedback-Befragung automatisiert. Noch müssen wir an einigen Stellen manuell eingreifen (z.B. Upload der Teilnehmer), aber wir arbeiten daran, diese Prozesse weiter zu optimieren.
4. Marketing - Vermarktung der neuen Trainingsformate
Aber ein gutes, neues Produkt allein bringt noch nicht viel, wenn es keiner kennt. Darum haben wir parallel auch ein Konzept für die Vermarktung unserer Online Akademie entwickelt. Neben der klassischen Landingpage haben wir zur Lead Generierung eine Inbound Marketing Strategie mit mehreren Kanälen (E-Mail, Social, Content, SEA) aufgebaut.
Geschafft!
Am 3. April - nach knapp vier Wochen - war es dann soweit. Unsere neue Trainings Akademie ist online und die ersten Kurse buchbar. Inzwischen haben wir bereits sieben Online Kurse erfolgreich durchgeführt und dabei auch das ein oder andere dazugelernt. Wir freuen uns sehr über das tolle Feedback der Teilnehmer und arbeiten daran, das Kursangebot weiter auszubauen. Auch wenn die Online Akademie aus einer Krisensituation heraus entstanden ist, sehen wir sie zukünftig als festen Bestandteil in unserem Trainingsangebot. Durch die kürzeren Sessions lässt sich das Training einfacher in den Arbeitsalltag einbauen und im Sinne der Nachhaltigkeit kann auf Reisen verzichtet werden.
