Das Lead Objekt in HubSpot (und warum es für so viel Verwirrung sorgt)

„Ich hab da plötzlich ein Lead Objekt in meinem HubSpot – was soll ich damit?“ Diesen Satz habe ich in den letzten Wochen mehrfach gehört. Ein Kunde dachte, es wäre ein Bug. Eine Kollegin hat es mit einem Deal verwechselt. Und ich? Ich habe es zuerst einfach ignoriert... 🙈

Aber irgendwann musste ich mich damit beschäftigen – und dabei wurde klar:
Das Lead Objekt hat Potenzial, aber es ist aktuell noch nicht ausgereift und kann schnell mehr Verwirrung als Nutzen stiften. Dennoch: Für bestimmte Teams – vor allem mit einem klar strukturierten Outbound- oder SDR-Prozess – kann es ein sinnvoller Baustein im Sales-Setup sein.

In diesem Artikel zeige ich dir:

• Wie das Lead Objekt funktioniert
• Wie du es im Sales-Prozess nutzen kannst (oder lieber nicht)
• Was du über Pipeline, Typen und Automationen wissen musst
• Und warum ein klarer Lead-Begriff wichtiger ist als jedes neue Feature

Was ist das Lead Objekt in HubSpot?

Das Lead Objekt ist eine neue Entität in HubSpot, die sich gezielt dem Thema Vertriebsqualifizierung widmet. Es soll eine Lücke schließen, die viele B2B-Teams kennen: Chaos bei der Lead-Status-Pflege, zu früh erstellte Deals, inkonsistente Lifecycle-Stufen.

Klingt erstmal sinnvoll – und das ist es in vielen Fällen auch. Aber aus meiner Sicht (und aus Gesprächen mit anderen HubSpot-Profis) ist das Feature noch nicht ausgereift (oder over-engineered?) besonders für kleinere Teams oder Unternehmen mit einfachen Vertriebsprozessen. Dazu komme ich gleich. 

Lead Objekt in HubSpot vs. Salesforce: Der Vergleich

Hier liegt die größte Quelle für Verwirrung: Viele, die aus Salesforce kommen, erwarten ein ähnliches Verhalten – doch das Lead Object in HubSpot funktioniert grundlegend anders.

HubSpot trennt bewusst zwischen Lifecycle-Stufen (z. B. Subscriber, MQL, SQL, Opportunity) und dem Lead Object, das sich rein auf die aktive Qualifizierungsarbeit durch das Sales-Team bezieht.

Einrichtung: Lead Objekt & Lead-Pipeline in HubSpot

Bevor du mit Leads in HubSpot arbeiten kannst, musst du das neue Objekt und die zugehörige Pipeline korrekt einrichten.

1. Lead Objekt aktivieren

Das Lead Object ist standardmäßig nicht aktiv. Du findest die Einstellung unter:

Einstellungen → Objekte → Leads

Dort kannst du das Lead Object aktivieren und anpassen, ob Leads manuell, automatisch oder beides erstellt werden sollen.

2. Lead-Pipeline konfigurieren

Jedes Lead wird einer Lead-Pipeline zugeordnet – vergleichbar mit Deal-Pipelines.

Standardmäßig gibt es folgende Phasen:

• Nicht gestartet / Neu
• Noch laufend 
• Qualifiziert
• Disqualifiziert

Diese Phasen kannst du in den Einstellungen individuell anpassen oder erweitern – z. B. um eine Phase wie „No Show“ oder „Follow-up nötig“.

Wichtig: Die Phasen in der Lead-Pipeline haben eine eigene Automatisierungslogik. Du kannst etwa definieren, dass ein Lead nach X Tagen ohne Reaktion automatisch geschlossen wird – oder dass beim Wechsel in eine bestimmte Phase ein Deal erstellt wird.

3. Lead-Typen verwenden

Beim Erstellen eines Leads kannst du einen Lead-Typ zuweisen:

• Erstkontakt
• Erneuter Versuch
• Re-Engagement
• Upsell

Diese Typen helfen dir dabei, verschiedene Arten von Qualifizierungsversuchen zu unterscheiden – besonders wenn du mehrere Leads auf denselben Kontakt-Datensatz erstellst.

Wo finde ich die Leads in HubSpot?

Wenn du das Lead Object in deinem Portal aktiviert hast, fragst du dich vielleicht: Wo sehe ich die eigentlich?

Leads verhalten sich wie andere CRM-Objekte (z. B. Deals oder Companies):
Du kannst sie direkt mit einem Kontakt verknüpfen – entweder manuell oder über Automatisierung.

Lead im Kontakt-Datensatz

Der schnellste Weg: über den Sales Workspace

1. Gehe in den „Sales Workspace“ (oben in der Navigation).
2. Klicke auf den Tab „Prospecting“.
3. Dort findest du deine Lead-Pipeline und kannst direkt mit der Arbeit beginnen.

Leads in der Sales Workspace

Der clevere Modus: "die Lead-Playlist"

Im Prospecting-Bereich kannst du eine sogenannte Lead-Playlist starten. Das ist ein fokussierter Arbeitsmodus, in dem du:

• Lead für Lead bearbeiten kannst – ohne zwischen verschiedenen Interfaces zu springen.
• Direkt aus dem Fenster heraus E-Mails schreiben, Anrufe tätigen oder Tasks erstellen kannst.
• Die Leads nach dem nächsten logischen Schritt in die nächste Phase schieben kannst (z. B. „Kontaktiert“ → „Qualifiziert“).

Die Lead-Playlist

Tipp: Die Playlist eignet sich besonders gut für SDRs oder BDRs, die täglich mit vielen Leads arbeiten und ihre Zeit effizient nutzen wollen.

Wann ist das Lead Objekt sinnvoll?

Ein möglicher Use-Case:

• Du hast einen MQL, der ein Demo-Formular ausgefüllt hat.
• Automatisch wird ein Lead erstellt und dem zuständigen Sales-Mitarbeiter zugewiesen.
• Dieser versucht, den Kontakt zu erreichen.
• Gelingt der Kontakt, wird der Lead als „Qualified“ markiert → Jetzt wird ein Deal erstellt.
• Reagiert der Kontakt nicht, wird der Lead automatisch als „Disqualified“ geschlossen – ohne dein Pipeline-Reporting zu verfälschen.

Wird dieser Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt wieder interessant – z. B. durch eine neue Website-Interaktion, eine Event-Teilnahme oder eine manuelle Einschätzung durch Sales – kann ein neuer Lead auf demselben Kontakt-Datensatz erstellt werden, diesmal mit Lead-Typ = „Erneuter Versuch“.

So werden mehrere Qualifizierungsversuche sauber dokumentiert, ohne den Kontakt zu duplizieren oder das Lifecycle-Tracking zu stören.

Aber: Es gibt auch Herausforderungen

Was ist bei euch überhaupt ein Lead?

Diese Definition fehlt in vielen Unternehmen – und das macht jede technische Umsetzung (ob mit dem Lead Object oder mit Lifecycle-Stufen) schwierig.

Ein „Lead“ kann in deinem Unternehmen zum Beispiel bedeuten:

• Nur ein Datensatz mit Name und E-Mail-Adresse (<- empfohlene Best Practice)
• Ein Kontakt, der ein Formular ausgefüllt hat
• Ein potenzielles Sales-Opportunity mit konkretem Bedarf
• Jemand, den dein Team gerade aktiv anspricht

Wenn diese Definition nicht steht, bringt dir auch das beste CRM-Setup nichts.Denn egal ob du das neue Lead Object nutzt oder einfach nur die Lifecycle-Stages – deine Teams müssen verstehen und einheitlich anwenden, was ein Lead ist und wie er sich vom Kontakt oder Deal unterscheidet.

Meine Meinung

Aus meiner Sicht (und Erfahrung) ist das Lead Objekt aktuell nicht für jedes Team sinnvoll. Warum?

• Komplexität: Viele Nutzer:innen verstehen die Unterschiede zu Lifecycle, Lead Status und Deals nicht – was zu inkonsistenter Nutzung führt.
• Setup-Aufwand: Ohne klare Prozesse, Automatisierungen und Schulungen stiftet das neue Objekt mehr Verwirrung als Nutzen.
• Reporting: Reports müssen angepasst werden, um Leads korrekt abzubilden – z. B. Lead-to-Deal-Raten, Conversion-Dauer etc.
• Sales-Akzeptanz: Wenn das Team ohnehin schon wenig im CRM arbeitet, helfen zusätzliche Objekte nicht – im Gegenteil.
  
  

Fazit

Das Lead Objekt kann ein mächtiges Werkzeug sein – vor allem für Teams mit vielen SDRs, strukturiertem Outreach und komplexen Vertriebsprozessen. Es bietet echte Vorteile im Bereich:

• Transparenz über Prospecting-Aktivitäten
• Klare Trennung von Qualifizierung und Opportunity Management
• Automatisierung und Datenqualität

Aber: Für viele HubSpot-Kund:innen reicht die klassische Kombination aus Lifecycle Stage + Lead Status vollkommen aus. Wer ein einfaches B2B-Sales-Modell hat, sollte sich gut überlegen, ob der zusätzliche Aufwand gerechtfertigt ist.

👉 Du willst das Lead Objekt sauber in deinem HubSpot-Setup integrieren – oder überlegst noch, ob es für dein Team sinnvoll ist?
Lass uns sprechen. In einer kostenlosen Kurzberatung klären wir, ob und wie das Feature zu deinem Prozess passt.