Der Lockdown und die Corona-Krise haben besonders gezeigt, wie sinnvoll es ist, auf elektronische Signaturen zu setzen. Sei es beispielsweise für Angebote, die an Kunden geschickt werden, oder auch für Arbeitsverträge und deren Anpassungen.
Eine elektronische Signatur ermöglicht es extrem schnell, Verträge jedweder Art rechtsgültig unterschrieben wieder zurückzuerhalten und beispielsweise in einer Opportunity oder auch bei einer Neueinstellung direkt die nächsten Schritte einleiten zu können. Aber der Reihe nach.
Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Man googelt nach passenden Dienstleistern, Waren werden online gekauft und verkauft, Meetings und andere Termine werden remote abgehalten. Aber es gibt noch manche Prozesse, bei denen es Hemmungen gibt, sie zu digitalisieren. Darunter fällt auch das Unterschreiben von Vertragsdokumenten.
Das ist auch nicht weiter verwunderlich, da es bei vielen Verantwortlichen noch sehr viele Fragezeichen gibt.
- Was genau muss ich beachten?
- Welche rechtlichen Bestimmungen gibt es?
- Ist die elektronische Unterschrift sicher?
- Brauche ich spezielles Know-How?
- Können meine Kunden die eSignature einfach und problemlos auf allen Endgeräten ohne Zusatzaufwand nutzen?
Als Anwender ist man vielleicht schon einmal damit in Berührung gekommen und hat selbst Verträge elektronisch signiert. Aber wie kann man seinen eigenen Verträge ebenfalls so verschicken, dass sie vom jeweiligen Vertragspartner elektronisch signiert werden können? Dieses Rätsel wollen wir heute lüften!
Basics
Ziel eines Vertrages ist es, verhandelte Übereinkünfte zu dokumentieren und diesen gegenseitig zuzustimmen. Dies wird mit der jeweiligen Unterschrift der Vertragspartner gefestigt, wodurch der Vertrag zwischen den Partnern geschlossen wird. Dieser Vorgang wird aktuell in den meisten Firmen ganz traditionell mittels einem Blatt Papier und einem dokumentenechten Stift abgehandelt.
Dem Prozess des Unterschreibens sind natürlich weitere Prozesse vor- und nachgelagert:
Der erstellte Vertrag wird zur Post gebracht, bearbeitet und (nach mehreren Tagen) der Vertragspartei zugestellt. Dort angelangt wird er intern an den richtigen Adressaten weitergeleitet und von ihm unterschrieben. Anschließend bringt dieser den Vertrag ebenfalls zur Post, wo er erneut bearbeitet und der anderen Vertragspartei zugestellt wird. Im günstigsten Fall ist dieser Prozess innerhalb einer Arbeitswoche abgeschlossen.
Der etwas modernere Weg ist den Vertrag via E-Mail an den richtigen Vertragspartner zu schicken. Aber selbst dann hat dieser auch noch einen nicht unerheblichen Aufwand bei sich. Nach Erhalt der Mail wird der Vertrag ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt. Anschließend wird dieser dem Vertragspartner per Mail zugeschickt. Dort wird der Vertrag ebenfalls ausgedruckt und bspw. dem Backoffice zur weiteren Bearbeitung geschickt.
Somit ist es leicht vorstellbar, dass die Automatisierung all dieser Prozesse ein enormes Potenzial bietet. Sowohl bei der Einsparung von wertvoller Arbeitszeit als auch von konkreten Kosten.
Die Einführung einer elektronische Signatur bietet genau das!
Der führende Anbieter auf diesem Gebiet ist die Firma DocuSign aus San Francisco. Bereits seit der Gründung im Jahr 2003 hat sich DocuSign der Entwicklung und Verbreitung von elektronischen Signaturen verschrieben. Dazu zählt auch die eben angesprochene Automatisierung von Prozessen bei einer Vertragsunterzeichnung. Durch die Nutzung der Lösung von DocuSign wird es für jede Firma sehr einfach möglich, die Vorzüge einer elektronischen Signatur selbst zu nutzen.
Nach der Entscheidung für DocuSign und dem Kauf eines Lizenzmodells kann man schnell loslegen. Seine eigenen Verträge lädt man einfach in dem bereitgestellten Portal hoch. Dort wird dem Dokument eine Art “Layer” übergestülpt, der es ermöglicht, verschiedene Elemente von DocuSign direkt auf dem Dokument zu platzieren. Das können beispielsweise Textfelder sein, auf denen ein Vertragspartner noch zusätzliche Angaben machen kann. Oder einfache Checkboxen, mithilfe derer sich der Vertragspartner zwischen verschiedenen angebotenen Optionen entscheiden kann. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos!
Das wichtigste Element von DocuSign ist aber natürlich die elektronische Signatur. Diese kann nach dem Hochladen des Dokumentes ganz einfach per Drag&Drop an der richtigen Stelle des Vertrages platziert werden. Auch die Möglichkeit einer automatischen Platzierung der elektronischen Unterschrift und andere Elemente von DocuSign wird geboten und kann unkompliziert eingebunden werden. Somit kann man sich auch diesen Aufwand sparen! Mehr ist für die Nutzung einer elektronischen Signatur bei den eigenen Verträgen wirklich nicht notwendig.
Beispiele
Wir selbst nutzen DocuSign für unsere versendeten Angebote, aber auch für HR-relevante Verträge. Dies können Vertragsanpassungen sein, Arbeitsverträge oder auch Zusatzvereinbarungen, die eine Unterschrift benötigen. Darüber hinaus gibt es quasi keine Grenzen, für welche Verträge man DocuSign einsetzen kann:
- Angebote
- Arbeitsverträge
- Eröffnung von (Bank-) Konten
- Non Disclosure Agreements
- Versicherungsverträge
- technische Bescheinigungen
- Wartungsberichte
- Genehmigungen
- Besuchsberichte
- usw.
Alle unterschriebenen Verträge werden nach der Unterschrift synchronisiert und stehen damit direkt allen Personen und Prozessen zur Verfügung, die nachgelagert sind. Damit wird nahezu jede zeitliche Verzögerung, die es bei einer manuellen Unterschrift geben würde, eliminiert. Dies ist ein unschlagbarer Vorteil der elektronischen Signatur.
Rechtssicherheit
Auch das Thema Rechtssicherheit möchten wir an dieser Stelle kurz anschneiden, da es eines der prominentesten Diskussionspunkte im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur ist. Hier ist es so, dass eine elektronische Signatur der eIDAS-Verordnung unterliegt und in Deutschland somit rechtssicher ist.
Quelle: docusign.de
Die Identifizierung, ob der jeweils unterschreibende Vertragspartner auch wirklich derjenige ist, für den er sich ausgibt, fällt ebenfalls unter diese Regel und wird dadurch abgedeckt. In der eIDAS-Verordnung werden 3 Signaturstufen festgelegt, die jeweils mit steigenden Anforderungen an die Authentizitätssicherung daherkommen:
- SES – standard electronic signature
- AES – advanced electronic signature
- QES – qualified electronic signature
Alle Stufen werden von DocuSign vollständig unterstützt und können somit höchsten Sicherheitsansprüchen vollständig gerecht werden. Sollte es zu dem Fall der Fälle kommen und ein Vertrag wird angefochten, so wird durch die eIDAS-Verordnung gewährleistet, dass die elektronische Signatur in jeder Form vor EU-Gerichten als möglicher Beweis zugelassen ist.
Wir können also sehen, dass die eigene Nutzung einer elektronischen Signatur genauso einfach ist, wie eine Datei per Drag&Drop in einen anderen Ordner zu verschieben. Zudem ist sie ebenso rechtssicher wie eine physische Unterschrift. Sie spart uns wertvolle Zeit und Kosten.
Um es ganz deutlich auszusprechen: der Einsatz einer elektronischen Signatur bietet unschlagbare Vorteile!
Wann starten Sie damit?
