Effektive CRM Clouds für kleine und mittlere Unternehmen

Zahlreiche Zitate renommierter Unternehmer kreisen um die Themen Marketing und Kundenbindung. Denn ein Geschäft, das nur Geld verdiene, sei ein schlechtes Geschäft, hat Automobilpionier Henry Ford einst gesagt. Tolle Produkte und Dienstleistungen, die Umsätze generieren, reichen demnach nicht aus. Denn nur Unternehmen, die ihren Kunden den bestmöglichen Service bieten, haben langfristig Erfolg. 

Nichts sei wichtiger, als herauszufinden, was der Kunde wirklich will, glaubt Carsten K. Rath, ein bekannter deutscher Unternehmer und Buchautor. Patricia Fripp, eine US-amerikanische Unternehmensberaterin, ergänzt: „Es ist nicht die Aufgabe Ihres Kunden, sich an Sie zu erinnern, sondern es ist Ihre Pflicht und Verantwortung, dafür zu sorgen, dass er Sie nicht vergessen kann.“

Dafür, dass kleine wie auch mittelständische Unternehmen die oben definierten Ziele leichter erreichen, sind heute verschiedene CRM Lösungen mit einem hohen Funktionsumfang auf dem Markt. 

Was versteht man unter einer CRM-Cloud Software für den Mittelstand? Das Kürzel steht für die englischen Wörter Customer-Relationship-Management und meint eine moderne Softwarelösung, welche die Stammdaten von Kunden und deren Anfragen verwaltet. Dadurch können bereits kleine und mittlere Unternehmen ihren Service nachhaltig verbessern und dank einer 360 Grad Ansicht des Kunden personalisierte Marketingkampagnen und Vertriebsaktivitäten einleiten. CRM-Software steht somit für eine starke Fokussierung auf den Kunden.

Dabei sollte aber auch nicht vernachlässigt werden, dass der Vertriebsaspekt genauso von essenzieller Bedeutung ist. Kundenbeziehungen entfalten sich nicht ausschließlich im Marketingbereich; der Vertrieb spielt eine gleichwertige Rolle. Daher sollte eine gut durchdachte CRM-Plattform nicht nur die Bedürfnisse des Marketings adressieren, sondern auch die Anforderungen des Vertriebsprozesses berücksichtigen.

Die wahre Stärke von CRM-Software liegt in ihrer Fähigkeit, sämtliche Interaktionen mit Kunden zu verfolgen und zu analysieren. Hierbei geht es nicht nur um Marketingaktivitäten, sondern auch um Vertriebskontakte, Transaktionen und Supportanfragen. Eine umfassende Sichtweise auf den Kunden ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertriebsstrategien zu verfeinern und die Effizienz im gesamten Verkaufsprozess zu steigern.

Welche Vorteile bringt eine CRM-Cloud Software mittelständischen Unternehmen?

Größere Unternehmen setzen schon länger auf cloudbasierte CRM-Lösungen. Doch auch im Mittelstand hat sich die Idee einer digitalen Transformation, die zahlreiche Prozesse automatisiert und schlussendlich einen 360 Grad Blick auf die Kunden ermöglicht, zwischenzeitlich etabliert. 

Ehe wir hier verschiedene CRM Lösungen sowie renommierte Implementierungspartner näher vorstellen, wollen wir einen kurzen Blick auf die Vorteile werfen, die auch für die Unternehmen selbst mit einem leistungsstarken Kundenmanagement verknüpft sind. Denn gerade eine CRM-Cloud mit vollem Funktionsumfang:

• sorgt für die bestmögliche Transparenz,
• entlastet die eigenen Mitarbeiter durch automatisierte Prozesse,
• generiert mittels KI und Analysetools wichtige Erkenntnisse, die auch für den Vertrieb interessant sind,
• steigert die Kundenzufriedenheit und ermöglicht, mittel- bis langfristig, mehr Umsatz,
• und führt zu mehr Effizienz im Vertrieb

Dabei schwanken die Preise in Euro pro Nutzer. Auch die Nutzbarkeit im Angebots- und Projektmanagement variiert. Zudem ist bei manchen Anbietern eine kostenlose Einstiegsversion auf dem Markt. 

Wiederum andere CRM-Lösungen zeichnen sich durch eine besonders benutzerfreundliche Oberfläche aus. Daher lohnt ein genauerer Blick auf die unterschiedliche CRM-Software, die zwischenzeitlich für den Mittelstand auf dem Markt ist.

Welche CRM-Lösungen kommen für den Mittelstand und kleinere Unternehmen in Betracht?

Viele denken nahezu automatisch an den Marktführer Salesforce, wenn es um Kundenmanagement und mehr Effizienz in den Bereichen Marketing und Service eines Unternehmens geht. Doch auch preiswerte und weniger bekannte CRM-Clouds sind mit den wichtigsten Funktionen ausgestattet und erleichtern den Kontakt mit potenziellen Kunden ungemein. Dazu zählen:

• Salesforce ist mit über 23 % Marktanteil im CRM Bereich eines der populärsten CRM-Systeme am Markt. Diese umfassende CRM-Plattform bietet nicht nur eine 360-Grad-Sicht auf Kunden, sondern ermöglicht auch fortschrittliches Vertriebsmanagement und eine effektive Integration von Marketingstrategien.
• Hubspot gilt als All-in-One-Lösung, die bei eingehenden Kundenanfragen automatisch Tickets anlegt. Danach ist eine umfassende Kommunikation mit dem Kunden persönlich, zum Beispiel via Mail, aber auch im Live-Chat, möglich. Nicht zuletzt Vertriebsmanagement und Teamkommunikation werden erleichtert, sodass viele IT-Consultants und Implementierungspartner in dem Hubspot-CRM eine echte Alternative zum Marktführer Salesforce sehen. Gerade für Unternehmen unter 100 Mitarbeitenden ist Hubspot die ideale Wahl. Bei größeren Unternehmen, besonders bei denen ab 500 Mitarbeitenden, ist Salesforce die ideale Wahl.
• Monday Sales CRM ist ein CRM-System mit personalisierten E-Mail-Vorlagen, das dabei hilft, die Kundenkommunikation zentral zu verwalten. Die eigenen Mitarbeiter haben die wichtigsten Informationen, bis hin zu Presales-Aktivitäten, stets optimal im Blick. Die Software besitzt eine intuitive Benutzeroberfläche und erlaubt somit eine schnelle Einarbeitung in die einzelnen Funktionen. Zudem ist ein dauerhaft kostenloser Plan für bis zu zwei Arbeitsplätze verfügbar. 
• Pipedrive ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und ist eine ideale Wahl für Unternehmen, die ihren Vertriebsprozess optimieren möchten. Mit Funktionen wie Deal-Tracking und Pipeline-Management bietet es einen klaren Überblick über Verkaufschancen und Aktivitäten.
• Microsoft Dynamics 365 ist die CRM-Lösung von Microsoft. Sie integriert sich nahtlos in die Microsoft-Produktfamilie und bietet eine umfassende Suite von Tools für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Die Flexibilität und Skalierbarkeit machen es zu einer attraktiven Option für mittelständische Unternehmen.
• SAP CRM (C4C) ist ein Teil der SAP-Suite. Es bietet fortschrittliches Kundenbeziehungsmanagement, insbesondere für Unternehmen, die bereits SAP-Produkte nutzen. Es ermöglicht eine nahtlose Integration von Vertriebs- und Marketingprozessen.
• Centralstation CRM gilt als Kundenmanagement-Tool, das vorrangig für kleinere Unternehmen interessant ist. Auch hier lassen sich die Kundendaten zentral zusammenführen und steuern. Dadurch haben die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens Stammdaten, aber auch Umsatzaktivitäten und Termine stets optimal im Blick. Die CRM-Cloud ist für Freelancer und kleinere Teams mit bis zu drei Mitarbeitern kostenlos. Größere Unternehmen zahlen eine Gebühr.

Ein Zwischenfazit zum Thema CRM Clouds im Mittelstand

Auch wenn viele CRM-Systeme für Laien auf den ersten Blick gleich oder zumindest ähnlich aussehen mögen, unterscheiden sich bestimmte Funktionen, aber auch die Kosten pro Monat teils beträchtlich. Zudem lassen sich manche CRM-Lösungen ausschließlich cloudbasiert nutzen.

Die Entscheidung für die eine oder andere CRM-Cloud hängt daher vom Budget, aber auch vom gewünschten Funktionsumfang, etwa den Applikationen im Marketing, ab. Nicht zuletzt lassen sich die eigenen Mitarbeiter durch eine intuitiv zu bedienende Oberfläche erfahrungsgemäß leichter für die Implementierung einer neuen Software begeistern.

Auch die Größe des eigenen Unternehmens spielt eine gewichtige Rolle. Denn einige der preiswerten CRM-Tools kommen bereits für mittelständische Unternehmen nicht mehr in Betracht. Dies kann auf verschiedene Faktoren zurückzuführen sein, darunter eingeschränkte Funktionalitäten oder Schnittstellen, mangelnde Skalierbarkeit oder unzureichender Support bei wachsenden Anforderungen. In der Regel benötigen größere Unternehmen robustere CRM-Lösungen, die nicht nur die aktuellen Bedürfnisse, sondern auch zukünftiges Wachstum berücksichtigen. Kostenfreie oder sehr kostengünstige CRM-Tools, die möglicherweise für kleinere Unternehmen ausreichend sind, könnten an ihre Grenzen stoßen, wenn es um die Bewältigung eines umfangreicheren Kundenstamms, komplexere Vertriebsprozesse und die Integration in unternehmensweite Systeme geht. Daher ist es entscheidend, dass mittelständische Unternehmen ihre CRM-Optionen sorgfältig evaluieren und Lösungen wählen, die nicht nur ihren aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern auch Raum für zukünftiges Wachstum und Anpassungsfähigkeit bieten.

Im Umkehrschluss werden aber auch von kostenlosen CRM-Tools oder Basisversionen in aller Regel die grundlegenden Erwartungen an eine Kundenmanagement-Lösung erfüllt. Dazu zählen:

• automatisierte Prozesse rund um die Stammdatenpflege
• das Tracking von Kundendaten respektive eine 360 Grad Ansicht der Kundschaft
• die übersichtliche Auflistung von Rechnungen und Reklamationen
• eine effektive Auflistung bzw. Organisation von E-Mails und anstehenden Terminen

Ein Blick auf den Marktführer

Natürlich darf der Marktführer Salesforce im Reigen der CRM-Lösungen, die für den Mittelstand interessant sind, nicht fehlen. Denn in den jeweiligen Clouds ist für nahezu jede Unternehmensgröße vom Start-up über mittlere Unternehmen bis hin zum global agierenden Großkonzern die passende Lösung dabei. Zudem lässt sich die CRM-Software optimal an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Das Kernmodul ist bereits ab 25 EUR pro User und Monat bei einer jährlichen Abrechnung erhältlich. Einer der umfangreichsten Tarife, der unter anderem einen Rund-um-die-Uhr-Support beinhaltet, schlägt dann mit 300 € pro Monat zu Buche. Die Preise schwanken dabei, je nach Umfang und Hersteller.

Einer der Vorteile von Salesforce ist die flexible Wahl bei den Lizenzmodellen, die auf der Webseite des Unternehmens einsehbar sind. Als weitere Pluspunkte gelten:

• kurze Implementierungszeiten sparen Kosten ein
• relative einfache Bedienung
• zahlreiche Optionen durch verschiedene Anwendungen
• kurze Kündigungsfristen
• Aktualität - die Software wird ständig gepflegt und verbessert und kann beliebig erweitert werden

Nicht zuletzt fällt aufgrund der weiten Verbreitung von Salesforce die Suche nach dem richtigen Beratungs- und Implementierungspartner leicht.

factory42 - die Multi-Cloud Experten stellen sich vor

Erfahrene IT-Berater und Multi-Cloud Experten wie die factory42 beginnen die Auswahl einer passenden CRM-Cloud mit einer umfassenden Analyse der Geschäftsziele und Systeme des Kunden an. Auch die Größe des Unternehmens fließt in die Überlegungen ein.

Erst wenn alle relevanten Daten vorliegen, kommt es zu einer ersten Auswahl möglicher Technologien und sprechen die Experten der factory42 eine Umsetzungsempfehlung aus. Dabei wird nicht zuletzt die Integration von Salesforce oder Hubspot in eine bereits bestehende Applikationslandschaft bedacht.

Im Rahmen der Implementierung der neuen CRM-Lösung finden natürlich auch ein Datenimport und Schulungen statt. Diese können in aller Regel zu 100 Prozent online erfolgen, sodass weder Anreisekosten noch Zeitverzögerungen entstehen.

Bei factory42 übernehmen 14 geschulte TrainerInnen diese Aufgabe von Admin- und Reporting-Trainings bis hin zu Trainings für die Sales Cloud, die Service Cloud, die Marketing Cloud oder auch rund ums Marketing Cloud Account Engagement (Pardot).

Denn nur dann, wenn die eigene Belegschaft die neue CRM-Lösung mit ihrem ganzen Potenzial zu nutzen versteht, wird die Implementierung zum Erfolg.