Viele Unternehmen investieren in ein CRM-System, um ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Doch was passiert, wenn das Vertriebsteam das CRM nicht effektiv nutzt? Die Folgen sind verpasste Opportunities, ineffiziente Arbeitsabläufe und sinkende Produktivität. In diesem Artikel gehen wir auf acht typische Gründe ein, warum Vertriebsteams das CRM meiden, und zeigen Ihnen praxisnahe Lösungen, um diese Herausforderungen zu meistern und Ihr Team wieder auf Erfolgskurs zu bringen.
1. Zu viele manuelle Eingaben
Ihre Vertriebsmitarbeitenden müssen jeden Kontakt manuell anlegen und das kostet jedes Mal 2-3 Minuten? Ohne Frage ist es dann viel einfacher, den Kontakt im Outlook zu lassen. Da steht die Email-Adresse bereits im richtigen Feld, Vor- und Nachname sind auch schon ausgefüllt.
In diesem Fall hilft das CRM nicht, sondern bewirkt das Gegenteil: Zu viele Pflichteingaben beispielsweise führen zu Verärgerung und sinkender Effektivität.
Unsere Lösungsidee:
Salesforce bietet mit Einstein Automated Contacts eine Funktion, die automatisch neue Kontakte identifiziert, die zu einem Account hinzugefügt werden sollten – basierend auf E-Mail- und Kalenderaktivitäten. Dadurch wird die Pflege der Kontaktdatenbank automatisiert und verbessert. Ihr Vertriebsteam erhält Vorschläge zu Updates auf Kontakte oder potentielle Ansprechpartner für Opportunities und entscheidet selbst, welche Vorschläge übernommen werden sollen.
Noch ein Benefit: Termine und E-Mails können mit Einstein Activity Capture automatisch synchronisiert werden – ohne manuelle Auswahl oder manuelles Eintragen.
Quelle: Salesforce
2. Die Informationen im CRM sind unübersichtlich
Ihr Salesteam muss oft lange suchen, um die relevanten Informationen zu finden, da diese im CRM verstreut sind? Diese Unübersichtlichkeit führt zu Verzögerungen und Frustration, das CRM wird als zu wenig transparent und unaufgeräumt wahrgenommen.
Unsere Lösungsideen:
Dazu gibt es eine ganze Reihe an Lösungsmöglichkeiten!
Starten wir mit der Ansicht einzelner Accounts, Kontakte oder Opportunities: Über Dynamic Forms können Sie – je nachdem in welchem Status im Customer Lifecycle oder Vertriebsprozess sich Account und Opportunity befinden – die wichtigsten Informationen prominent anzeigen lassen und alles, was in diesem Moment nicht relevant ist, ausblenden. Somit fokussieren sich die Mitarbeitenden ganz automatisch auf die richtigen Infos.
Quelle: Salesforce
Im nächsten Schritt schauen wir auf die Startseite: Welche Informationen benötigt der Vertrieb als erstes, wenn der Tag morgens mit Salesforce startet? Ein Dashboard mit den wichtigsten vertrieblichen Kennzahlen ist da ein guter Einstieg, ergänzt durch eine Übersicht zu offenen Opportunities, Accounts & Kontakten, die wieder angesprochen werden sollen und der Terminübersicht für den heutigen Tag.
Quelle: cloudmybiz
Last but not least: Die Lightning Console für Sales schafft die Brücke zwischen all den Kontaktinformationen, Verkaufschancen und Supportfällen eines Kunden. Anstatt alle relevanten Daten einzeln zu suchen, öffnen sich neben dem Account automatisch ein- oder mehrere Tabs mit den Kontakten, Opportunies oder Kundenvorgängen. Dies ermöglicht den Vertriebsmitarbeitenden, schnell und effizient auf alle benötigten Informationen zuzugreifen und verbessert die Gesamtproduktivität.
Quelle: Salesforce
3. Die Datenqualität ist unzureichend
Ihre Vertriebsmitarbeitenden kämpfen mit doppelten, unvollständigen oder fehlerhaften Daten, die zu falschen Entscheidungen führen? Schlechte Datenqualität beeinträchtigt die Vertriebsleistung erheblich und führt zu Vertrauensverlust, wenn z.B. das Angebot noch die alte Postanschrift des Kunden enthält oder nochmal geschickt wird, weil der Kontakt zweimal existiert.
Unsere Lösungsidee:
First things first: Duplikatsregeln sind ein Must-Have, um bereits bei Anlage eines neuen Accounts oder Kontakts sicherzustellen, dass es diesen Datensatz nicht bereits im CRM gibt.
Außerdem gibt es verschiedene Anbieter, die sich darauf spezialisiert haben, Daten anzureichern und auch eine Verbindung zu Salesforce haben. Lösungen wie DataGroomr, D&B Optimizer oder Creditreform können dabei helfen Duplikate zu erkennen, fehlende Informationen zu ergänzen und Fehler zu korrigieren., um sicherzustellen, dass Ihre Daten stets aktuell und korrekt sind. So können Ihre Vertriebsmitarbeitenden auf präzise Daten zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen.
4. Die Teams wissen nicht, wie sie mit dem CRM arbeiten können
Ihre Vertriebsleute sind unsicher im Umgang mit dem CRM und wissen nicht, wie sie es effektiv nutzen können? Fehlende Schulungen und Unterstützung führen zu geringer Akzeptanz und Nutzung.
Unsere Lösungsidee:
Schulungen und Möglichkeiten, eigene Ideen einzubringen, sind hier der Schlüssel zum Erfolg. Wie wäre z.B. eine wöchentliche Walk-Inn Session, in der ihr Vertriebsteam Fragen oder Unklarheiten zum CRM loswerden kann? Oder regelmäßige Auffrischschulungen zum Salesprozess?
Salesforce kann hier mit Enablement Sites unterstützen: Enablement Sites ist eine interaktive Lernplattform, auf der Sie Ihre eigenen Inhalte, Schulungen und Tutorials zu Salesforce anbieten können. So kann man z.B. über neue Funktionen in Ihrem CRM nicht nur informieren, sondern den Mitarbeitenden interaktiv die Anwendung und den Nutzen zeigen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder das CRM effektiv nutzen können und die Akzeptanz steigt.
Quelle: Salesforce Trailhead
5. Das CRM unterstützt zu wenig in der vertrieblichen Arbeit
Das CRM bietet keinen ausreichenden Support und ist nicht flexibel genug, um die spezifischen Bedürfnisse Ihres Vertriebs zu erfüllen? Gerade wenn ein CRM eher als Datenbank genutzt wird als prozessgetrieben ist, geht der Mehrwert für Sales schnell einmal verloren.
Unsere Lösungsidee:
Salesforce bietet mit den automatisierten Funktionen von Einstein eine umfassende Lösung. Einstein for Sales Cloud nutzt Künstliche Intelligenz, um Prozesse zu automatisieren und den Vertriebsmitarbeitenden proaktiv Unterstützung zu bieten. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:
- Einstein Lead Scoring: Diese Funktion analysiert vergangene Verkaufsdaten und bewertet neue Leads basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit, zu Abschlüssen zu führen. So können Vertriebsmitarbeitende ihre Zeit und Ressourcen auf die vielversprechendsten Leads konzentrieren.
Quelle: Salesforce
- Einstein Opportunity Insights: Diese Funktion liefert Vorhersagen darüber, welche Opportunities am wahrscheinlichsten erfolgreich abgeschlossen werden. Sie bietet außerdem Empfehlungen, welche Maßnahmen als nächstes ergriffen werden sollten, um den Verkaufsprozess voranzutreiben.
- Einstein Forecasting: Diese Funktion nutzt maschinelles Lernen, um präzise Umsatzprognosen zu erstellen. Vertriebsleiter können so fundierte Entscheidungen treffen und die Vertriebsstrategie optimieren.
Diese Automatisierungsfunktionen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und ermöglichen es Ihrem Vertriebsteam, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren.
6. Das CRM ist zu kompliziert in der Benutzung
Das CRM ist zu kompliziert und erfordert viele Schritte, um einfache Aufgaben zu erledigen? Eine komplexe Benutzeroberfläche kann die Effizienz verringern und die Akzeptanz des Systems mindern.
Unsere Lösungsidee:
Salesforce bietet mit ScreenFlow eine benutzerfreundliche Lösung. ScreenFlow führt die Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch ihre Aufgaben und vereinfacht komplexe Abläufe. Mit klaren Anleitungen und automatisierten Prozessen können Vertriebsmitarbeitende ihre Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand erledigen. Dies spart Zeit, reduziert Frustrationen und erhöht die Produktivität. Durch die einfache Handhabung wird das CRM zu einem hilfreichen Werkzeug, das die tägliche Arbeit unterstützt, anstatt sie zu erschweren.
Schauen Sie mal in unserer Lunch&Learn Session zu Screenflow vorbei:
7. Das CRM hat nicht alle Informationen,
die der Vertrieb benötigt
Ihr CRM enthält nicht alle wichtigen Informationen, die Ihr Vertriebsteam benötigt, um erfolgreich zu sein? Fehlende Daten können zu verpassten Chancen und ineffektiven Verkaufsstrategien führen.
Unsere Lösungsidee:
Integration is key! Um alle relevanten Kundendaten verfügbar zu machen und sicherzustellen, dass Ihr Vertriebsteam Zugriff auf alle notwendigen Informationen hat, ist es essentiell, externe Datenquellen nahtlos in Salesforce zu integrieren.
Beispiele für solche Integrationen sind:
- ERP-Systeme: Durch die Integration von ERP-Systemen können Vertriebsmitarbeitende auf Echtzeitinformationen zu Lagerbeständen, Bestellungen und Lieferzeiten zugreifen. Dies ermöglicht es ihnen, präzise und aktuelle Informationen an Kunden weiterzugeben und bessere Verkaufsentscheidungen zu treffen.
- Marketing-Automation-Tools: Die Verbindung mit Marketing-Tools wie Marketo oder HubSpot ermöglicht es dem Vertrieb, Marketingkampagnen und Lead-Scoring-Daten zu sehen. So können Vertriebsmitarbeitende potenzielle Kunden effektiver ansprechen und gezielte Verkaufsstrategien entwickeln.
- Social-Media-Plattformen: Gerade für Social Selling und im B2B-Bereich ist LinkedIn wichtiger denn je. Salesforce bietet dazu die Möglichkeit, aus LinkedIn Formulare Leads anzulegen oder den LinkedIn Sales Navigator in die Sales Cloud einzufügen.
8. Das CRM funktioniert mobil nicht
Ihre Vertriebsmitarbeitenden können das CRM nicht effektiv von unterwegs nutzen? Eine fehlende mobile Unterstützung kann die Effizienz und Flexibilität erheblich einschränken.
Unsere Lösungsidee:
Salesforce bringt automatisch die Salesforce Mobile App mit: Die App bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und unterstützt alle wichtigen Funktionen, sodass Ihr Team auch unterwegs produktiv bleiben kann – mit den CRM-Daten jederzeit und von überall im Zugriff.
Beispielsweise können Vertriebsmitarbeitende:
- Kundeninformationen einsehen: Alle relevanten Daten zu Kunden und Leads sind sofort verfügbar, wodurch Vertriebsmitarbeitende besser auf Meetings vorbereitet sind.
- Notizen und Follow-ups: Nach Kundenbesuchen können sofort Notizen erfasst und Follow-up-Aufgaben erstellt werden, um keine wichtigen Informationen zu verlieren.
- Angebote und Bestellungen: Vertriebsmitarbeitende können direkt vor Ort Angebote erstellen und Bestellungen aufnehmen, was den Verkaufsprozess beschleunigt.
- Offline-Zugriff: Auch ohne Internetverbindung können wichtige Daten eingesehen und bearbeitet werden, die dann synchronisiert werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Quelle: Salesforce
Fazit
Ein gut genutztes CRM-System ist das Rückgrat eines erfolgreichen Vertriebs. Es bietet nicht nur eine zentrale Datenquelle, sondern auch die Tools und Automatisierungen, die Ihr Team benötigt, um effizient und erfolgreich zu arbeiten. Aus diesem Artikel können Sie verschiedene Anregungen und Vorschläge mitnehmen, wie Sie Ihr CRM so einrichten, dass Ihr Vertrieb gerne damit arbeitet. So stellen Sie sicher, dass Ihre Investition in das CRM-System langfristig Früchte trägt und Ihr Vertrieb noch bessere Ergebnisse erzielt. Noch mehr Anregungen gibt Ihnen unsere Happy-Sales-Checkliste mit auf den Weg. Damit machen Sie Ihren Vertrieb garantiert glücklich!
Sie benötigen Unterstützung bei der Analyse und Lösungsfindung in Ihrem Vertrieb? Gerne analysieren wir mit Ihnen und Ihrem Vertriebsteam in unserem Sales Adoption Workshop gemeinsam die Herausforderungen und erarbeiten mit Ihnen Lösungen, damit sich Ihr Salesteam wieder besser auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Sie haben Fragen zum Workshop oder Ihrer CRM-Instanz? Kontaktieren Sie uns gern, wir melden uns umgehend bei Ihnen!
