Go with the Flow –
Wann und Warum wird der Process Builder durch Flows ersetzt?
Was hat es eigentlich mit Flows auf sich?
In den letzten Jahren gab es bei Salesforce viele Umbauten in Sachen Prozess-Automatisierung. Besonders von einem Feature ist immer wieder die Rede - Salesforce-Flows. Hier gilt es zunächst den Produkt Terminus zu verstehen. Denn Salesforce-Flows ist grundsätzlich die Bezeichnung für die deklarative “low code” Prozessautomatisierungslösung von Salesforce. Diese setzt sich aus den beiden Point-and-Click Tools “Process Builder” sowie “Flow Builder” zusammen.
Salesforce sieht vor, bis Ende des Jahres 2022 das Erstellen von Automatisierungen mittels des älteren Process Builders nicht mehr zu ermöglichen. Zukünftig wird also der Flow Builder das zentrale Element, wenn es darum geht, Abläufe in Salesforce zu automatisieren.
Die Umstellung hat mehrere Gründe. Zunächst erhöht die Aufteilung auf mehrere ungleiche Instrumente den Wartungsaufwand. Wird unsere automatisierte Auftragsabrechnung in einem Flow oder im Process Builder abgebildet? Wir benötigen eine Automatisierung für ein komplexes Bewertungsverfahren - welches Tool ist hierfür am Besten geeignet? Durch den Umzug auf eine einheitliche Lösung wird die Antwort auf diese Fragen ganz einfach “Flows” lauten.
Die Umstellung hat mehrere Gründe. Zunächst erhöht die Aufteilung auf mehrere ungleiche Instrumente den Wartungsaufwand. Wird unsere automatisierte Auftragsabrechnung in einem Flow oder im Process Builder abgebildet? Wir benötigen eine Automatisierung für ein komplexes Bewertungsverfahren - welches Tool ist hierfür am Besten geeignet? Durch den Umzug auf eine einheitliche Lösung wird die Antwort auf diese Fragen ganz einfach “Flows” lauten.
Doch vor allen Dingen bietet das neueste Automatisierungs-Flaggschiff von Salesforce viele mächtige Vorteile gegenüber dem älteren Process Builder.
Die Stärken von Flows gegenüber dem Process Builder:
- Flows sind insgesamt performanter und schneller als Prozesse aus dem Process Builder. Features wie asynchrone Ausführung, Eingabebedingungen oder schnelle Feldaktualisierung (“before save”) kommen hier zum Tragen.
- Flows können komplexere Abläufe zwischen mehreren Objekten realisieren - der Process Builder war limitiert auf Aktionen in Parent- oder Child-Objekten.
- Mit Flows lassen sich Records löschen - das ist mit keinem der anderen Automatisierungs-Tools möglich.
- Die Fehlerbehandlung in Flows ist wesentlich ausgereifter und wird stets weiterentwickelt. Der Debugger erlaubt das Testen verschiedener Record-Updates und CRUD-Operationen können gegen ihre Limits geprüft werden.
- Mit sogenannten Screen Flows lassen sich Abläufe realisieren, bei denen der User über Input Boxen Informationen in einen Flow speist. Dieses Feature ist sehr gut geeignet, um individuelle Prozesse (bspw. das Erstellen von Abrechnungsplänen etc.) zu erstellen.
- Prinzipiell gibt es kaum mehr Funktionslücken von Flows gegenüber den Vorgänger-Tools. Ein Paradebeispiel sind hier wohl die sog. Outbound Messages, die sich jetzt auch in Flows umsetzen lassen, sowie die Kontrollierbarkeit der Ausführungsreihenfolge.
- Ungleichheiten bestehen hauptsächlich in Sachen Usability, wohingegen Flows meist noch zusätzliche Szenarien berücksichtigt, die aufgrund der Abschaffung im Process Builder nicht mehr aktualisiert wurden - bspw. die Einstellung von zeitbasierten Aktionen bis auf die Minute genau.
Abb.: Direkter Vergleich Process Builder und Flow
Wer hat an der Uhr gedreht? - Der Retirement-Schedule
Natürlich stellt Salesforce den Dienst für den Process Builder zunächst nicht vollständig ein. In erster Instanz wird die Möglichkeit, neue Prozesse mittels des Process Builders (oder auch Workflow Rules) zu erstellen, abgestellt. Dieser Schritt ist für Ende des Jahres 2022 vorgesehen. Dieser Termin ist aber noch nicht endgültig und wird variieren. Laut Salesforce ist aktuell die beste Zeit, um sich mit Flows vertraut zu machen und ebenso die Migration von bestehenden Processes oder Workflow Rules auf Flows zu unternehmen. Als letzten Schritt des ‘End of Line’ Prozesses ist die vollständige Stilllegung aller Services für den Process Builder sowie Workflow Rules vorgesehen. Eine offizielle Timeline gibt es hierfür allerdings ebenfalls noch nicht.
Natürlich stellt Salesforce den Dienst für den Process Builder zunächst nicht vollständig ein. In erster Instanz wird die Möglichkeit, neue Prozesse mittels des Process Builders (oder auch Workflow Rules) zu erstellen, abgestellt. Dieser Schritt ist für Ende des Jahres 2022 vorgesehen. Dieser Termin ist aber noch nicht endgültig und wird variieren. Laut Salesforce ist aktuell die beste Zeit, um sich mit Flows vertraut zu machen und ebenso die Migration von bestehenden Processes oder Workflow Rules auf Flows zu unternehmen. Als letzten Schritt des ‘End of Line’ Prozesses ist die vollständige Stilllegung aller Services für den Process Builder sowie Workflow Rules vorgesehen. Eine offizielle Timeline gibt es hierfür allerdings ebenfalls noch nicht.
Wie geht man mit alten Prozessen um - Migration und Cleansing
Salesforce hat mit dem Summer Release ’22 ein Migrationstool eingeführt, das eine Workflow-Regel automatisch in einen Flow umwandelt. Dementsprechend soll es auch bald ein Process Builder Migrationstool als Folgeprodukt geben. Wie genau dieses Tool aussehen wird und wie groß letztendlich der Migrationsaufwand ist, wurde bisher noch nicht bekannt gegeben.
Salesforce hat mit dem Summer Release ’22 ein Migrationstool eingeführt, das eine Workflow-Regel automatisch in einen Flow umwandelt. Dementsprechend soll es auch bald ein Process Builder Migrationstool als Folgeprodukt geben. Wie genau dieses Tool aussehen wird und wie groß letztendlich der Migrationsaufwand ist, wurde bisher noch nicht bekannt gegeben.
Mit dem Spring ‘22 Release bietet Salesforce den “Flow Trigger Explorer”, der zukünftig die Orchestrierung und Steuerung der Ablauf-Reihenfolge von Record-Triggered-Flows mit Abhängigkeiten zu anderen Record-Triggered-Flows vereinfacht. In Sachen Flow Simplifizierung wird Salesforce in nächster Zeit weiterhin Verbesserungen durchführen, um das Tool hinsichtlich der User-Freundlichkeit weiter zu optimieren und Schwächen bezüglich des Laufzeitverhaltens abzubauen.
Mit der Umstellung bietet sich neben der Migration auch noch eine weitere Möglichkeit für das Handling von alten Abläufen im Process Builder - die Evaluierung alter Prozesse. “Werden bestehende Workflow Rules bzw. Process Builder Abläufe in dieser Form überhaupt noch benötigt oder kann auf sie verzichtet werden?” Automatisierungen, die lange in der Vergangenheit erstellt wurden, neigen dazu redundant geworden zu sein. Alternativ müssen mittlerweile Anpassungen an deren Funktion gemacht werden - ein perfektes Szenario, um sich mit dem Thema Flows auseinanderzusetzen. Die genaue Analyse der veralteten Prozesse ist somit durchaus sinnvoll, bevor man über die Migration nachdenkt.
Fazit
Mit Flows lassen sich sowohl einfache Aufgaben, wie das Versenden von Mails oder beispielsweise das Löschen von Records bei bestimmten Bedingungen, als auch komplexe Vorgänge mit vielen “If-Then-Statements” oder Iterationen über mehrere Objekten durchführen. Flows werden auch in Zukunft noch von Salesforce weiterentwickelt und es kann mit vielen Neuerungen und Funktionserweiterungen gerechnet werden. Der Flow Builder ist jetzt schon ein mächtiges Werkzeug für die Umsetzung von Business Logik, das maßgeblich zur Effizienzsteigerung beiträgt. Mit der Umstellung vom Process Builder auf den Flow Builder bietet sich die Gelegenheit im Umgang mit dem Tool vertraut zu werden, oder sein bisheriges Know-How weiter auszubauen. Durch das grafische “Point and Click” Design des Flow Builders ist das Überführen von Business Logik in einen automatisierten Ablauf einfacher als eine Code-Basierte Lösung mit Apex. Dennoch ist technisches Verständnis insbesondere bei komplexeren Anforderungen hinsichtlich Objektrelationen sowie Algorithmen notwendig. Die Umstellung kann für viele User und Admins, die bisher wenig Berührpunkte mit den neuen Automatisierungs-Tools hatten eine große Herausforderung sein. Hier bei factory42 helfen wir aktuell vielen Kunden bei der Umstellung sowie der allgemeinen Prozessdigitalisierung sowie -Automatisierung. Aufgrund der schieren Möglichkeiten und Benefits in diesem Bereich lautet unsere klare Empfehlung “go with the Flow”.
Mit Flows lassen sich sowohl einfache Aufgaben, wie das Versenden von Mails oder beispielsweise das Löschen von Records bei bestimmten Bedingungen, als auch komplexe Vorgänge mit vielen “If-Then-Statements” oder Iterationen über mehrere Objekten durchführen. Flows werden auch in Zukunft noch von Salesforce weiterentwickelt und es kann mit vielen Neuerungen und Funktionserweiterungen gerechnet werden. Der Flow Builder ist jetzt schon ein mächtiges Werkzeug für die Umsetzung von Business Logik, das maßgeblich zur Effizienzsteigerung beiträgt. Mit der Umstellung vom Process Builder auf den Flow Builder bietet sich die Gelegenheit im Umgang mit dem Tool vertraut zu werden, oder sein bisheriges Know-How weiter auszubauen. Durch das grafische “Point and Click” Design des Flow Builders ist das Überführen von Business Logik in einen automatisierten Ablauf einfacher als eine Code-Basierte Lösung mit Apex. Dennoch ist technisches Verständnis insbesondere bei komplexeren Anforderungen hinsichtlich Objektrelationen sowie Algorithmen notwendig. Die Umstellung kann für viele User und Admins, die bisher wenig Berührpunkte mit den neuen Automatisierungs-Tools hatten eine große Herausforderung sein. Hier bei factory42 helfen wir aktuell vielen Kunden bei der Umstellung sowie der allgemeinen Prozessdigitalisierung sowie -Automatisierung. Aufgrund der schieren Möglichkeiten und Benefits in diesem Bereich lautet unsere klare Empfehlung “go with the Flow”.
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Quellen:
