Die Einführung von HubSpot CRM ist ein großer Schritt, der Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, effizienter zu arbeiten und Kunden besser zu betreuen. Doch die Implementierung bringt auch Herausforderungen mit sich. Hier sind die häufigsten Stolpersteine und erprobte Lösungen aus der Praxis eines erfahrenen Consultants.
Annahmen über CRM-Funktionen – ein häufiger Fehler
Viele gehen davon aus, dass alle CRMs ähnlich funktionieren – insbesondere, wenn sie bereits Tools wie Salesforce oder Pipedrive nutzen. Doch jedes CRM hat seine Eigenheiten, insbesondere hinsichtlich Datenstruktur, Automationen und Objekten.
Lösung:
- Verstehen Sie die Datenstruktur von HubSpot: Welche Objekte gibt es (z. B. Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets)?
- Erstellen Sie ein Mapping Ihrer aktuellen Datenstruktur auf HubSpot.
- Schulen Sie Ihr Team gezielt in den Unterschieden und den Vorteilen von HubSpot.
Unklare Ziele und unrealistische Erwartungen
Ohne klar definierte Ziele und ein Verständnis der CRM-Möglichkeiten kann der Implementierungsprozess ins Stocken geraten.
Lösung:
- Setzen Sie sich SMART-Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sind. Beispiel: „Wir wollen die Konversionsrate unserer Landingpages innerhalb von drei Monaten um 20 % steigern.“
- Prüfen Sie, ob Drittanbieter-Tools erforderlich sind und ob diese nahtlos mit HubSpot integriert werden können.
Mangelhafte Datenmigration
Eine fehlerhafte oder unvollständige Datenmigration kann die Nutzung des neuen Systems erheblich behindern.
Lösung:
- Daten vor der Migration bereinigen und standardisieren.
- Ein schrittweises Testen der Migration mit kleineren Datensätzen durchführen, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
Fehlende Integration in bestehende Systeme
Um den vollen Nutzen aus HubSpot zu ziehen, sollten bestehende Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware nahtlos integriert werden.
Lösung:
- Listen Sie alle notwendige Integrationen auf. Überlappen sich welche Funktionalitäten? Kann HubSpot manche davon ersetzen? Sind alle Tools gut mit HubSpot integrierbar?
- Nutzen Sie den HubSpot Operations Hub oder Drittanbieter-Lösungen wie Zapier.
- Planen Sie Integrationen strategisch und testen Sie regelmäßig die Funktionalität.
Fehlende Akzeptanz im Team
Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung eines neuen CRMs ist die Akzeptanz der Nutzer. Ohne diese bleibt das Potenzial von HubSpot ungenutzt.
Lösung:
- Mitarbeitende einbeziehen: Sprechen Sie nicht nur mit der Führungsebene, sondern direkt mit den Endnutzern. Schauen Sie ihnen über die Schulter, um ihre Arbeitsweise zu verstehen, und beziehen Sie sie aktiv in den Prozess ein. Dies steigert die Akzeptanz enorm.
- Ernennen Sie einen HubSpot Champion: Diese Person fungiert als interner Ansprechpartner, schult das Team und überwacht die Datenqualität.
- Richten Sie Kommunikationskanäle ein: Zum Beispiel einen Slack- oder Teams-Channel, um über neue Funktionen, Beta-Features oder interessante Schulungen in der HubSpot Academy zu informieren. Einige Kurse bieten Zertifikate, die die Motivation und den Stolz Ihrer Mitarbeitenden steigern können.
- Quick-Wins: Konzentrieren Sie sich auf schnelle Erfolge, indem Sie einfache und zeitsparende Funktionen wie E-Mail-Kampagnen, Sequenzen oder Aufgaben-Playlists priorisieren.
Komplexität reduzieren: schrittweise Einführung
Die zahlreichen Funktionen von HubSpot können überwältigend wirken, wenn das System zu schnell und in vollem Umfang eingeführt wird.
Lösung:
- Legen Sie einen 12-Monats-Plan mit Meilensteinen für 3, 6 und 9 Monate fest.
- Starten Sie mit wenigen Kernfunktionen und erweitern Sie schrittweise.
Fazit
Die Implementierung von HubSpot kann komplex sein, aber mit der richtigen Vorbereitung, klaren Zielen und einem erfahrenen Partner wie factory42 können Sie die Plattform erfolgreich einführen. Ein gut durchdachter Ansatz sorgt dafür, dass HubSpot nicht nur akzeptiert, sondern auch effektiv genutzt wird.
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