Maximilian Wittig 20.02.2019 11:34:07 11 min read

Gute Daten – Schlechte Daten: 7 Tipps zur Erhöhung der Datenqualität

“Ein durchschnittliches Unternehmen büßt 12% Umsatz ein – aufgrund inkorrekter Daten."
Quelle: https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/ 

CRM-Daten sind meist das Herzstück aller Unternehmen und daher auch ausreichend zu pflegen, denn einige Ihrer Mitarbeiter arbeiten täglich mit den Kundendaten. Doch das Anreichern der Datensätze kostet Zeit und Mühe. Mangelnde Datenqualität verursacht fehlerhaften Folgearbeiten, was zu Frustrationen und Motivationsverlusten bei Ihren Mitarbeitern führt. Die kontinuierliche Aktualisierung der Daten ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.Datenqualität

Was bewirken schlechte Daten in Ihrem Unternehmen?

  • Geringere Akzeptanz Ihres CRMs bei den Nutzern
  • Einbußungen bei der Leistung je Mitarbeiter
  • Umsatzverluste
  • Schlechter Ruf
  • Zeitverschwendung
  • Falsche Schlussfolgerungen & resultierenden Handlungen
  • Ineffizienz
  • Falsch genutzte Ressourcen

Sie haben bereits bei dem einen oder anderen Punkt zustimmend genickt? Kein Problem, für eine Verbesserung der Datenqualität ist es nie zu spät! Ausschlaggebend hierbei ist, sich bewusst zu sein, wie und wofür Daten genutzt und gespeichert werden. Beantworten Sie sich folgende Fragen:

  1. Werden Ihre Daten in einem System zusammengetragen oder in mehreren Systemen parallel bzw. unterschiedlich gepflegt?
  2. Wer arbeitet mit den vorhandenen Daten?
  3. Wer pflegt Ihre Daten auf welche Art und Weise?
  4. Unter welchem Aspekt sollte ein Update der bestehenden Daten ausgeführt werden?
  5. Welche Ziele sind mit den Daten verbunden?
  6. Hängen daran Mitarbeiterbewertungen oder gar Auslastungsmessungen?

Fragen über Fragen, die alle die Qualität Ihrer Daten beeinflussen!

“Falsche oder unvollständige Daten können zu 20% weniger Produktivität führen, dies entspricht einem Arbeitstag pro Woche.”
Quelle: http://www.data.com/export/sites/data/common/assets/pdf/DS_Gartner.pdf

“40% aller Geschäftsinitiativen bringen nicht die erwarteten Vorteile – wegen schlechter Datenqualität.”
Quelle: http://www.data.com/export/sites/data/common/assets/pdf/DS_Gartner.pdf

Erlauben Sie jedem Mitarbeiter einen Datensatz anzufassen und ihn zu aktualisieren? Wer prüft mögliche Änderungen oder werden scheinbare Änderungen einfach aus einer Annahme heraus von jedem übernommen? Ich hoffe doch nicht… Dies ist ein beliebter Fehler z. B. bei Namensänderungen. Frau Müller hat scheinbar einen neuen Namen oder einen neuen Jobtitel. Lassen Sie sich nicht von der Einfachheit leiten und prüfen Sie dies lieber stets im Detail nach. Fragen Sie Frau Müller doch einfach nett und persönlich nach der aufgefallenen Veränderung und gratulieren Sie Ihr im Anschluss zum neuen Posten oder zur Hochzeit. Dies fördert zugleich Ihre Kundenbindung.

7 Tipps zur Optimierung Ihrer Datenqualität

1. Aktueller Stand – immer up to date

Einmal eingegeben, nie wieder angefasst. Der Datensatz muss doch noch korrekt sein. Dafür gibt es leider keine Garantie und trifft äußerst selten im Alltag zu. Führen Sie lieber einen Bericht aus, der die Angabe im Feld “Zuletzt geändert am” abruft. Somit stellen Sie fest, welche Daten in letzter Zeit verändert wurden und welche schon veraltet sind. Prüfen Sie Ihre Quelle beim updaten der Daten. Ändern Sie nicht leichtsinnig Nachnamen oder ähnliches, sondern gleichen Sie es mit dem E-Mail-Footer oder mit Hilfe von Xing und LinkedIn ab. Facebook ist jedoch keine verlässliche Quelle!

2. Vollständigkeit

Welche Felder sind ausschlaggebend für die Weiterverarbeitung? Diese Felder sollten stets gefüllt werden. Dies könnten Sie z. B. mit Pflichtfeldern definieren. Auch hier können Sie mit der Erstellung eines Berichts filtern, um relevante Felder auf deren Befüllung zu prüfen.

3. Datenkonsistenz

Nutzen Sie jederzeit einheitliche Abkürzungen, Schreibweisen und Formatierungen. Am besten erstellen Sie Richtlinien und Vorlagen mit den firmeninternen Abkürzungen von Städten, Ländern, der Angabe von Datum und Währungen. Stellen Sie diese allen Mitarbeitern zur Verfügung und sorgen Sie so für weniger Verwirrung. Zum Beispiel tragen Auswahlfelder mit vordefinierten Werten ebenfalls zur Datenqualität bei, da somit keine freien Texte eingefüllt werden können und die Angaben variieren.

4. Duplikate – das doppelte Lottchen

Häufig werden Datensätze unwissentlich doppelt erfasst und im Alltag getrennt bearbeitet. Mit gleichen Daten, die aber unvollständig ausgefüllt sind, kann kein Unternehmen arbeiten. Erstellen Sie Duplikatsprüfungen in Ihrem Salesforce, um das Anlegen von doppelten Daten zu unterbinden. Eine Hilfestellung hierbei finden Sie in der Trailblazer Community oder kontaktieren Sie uns.

5. AppExchange-Pakete

Greifen Sie auf vorgefertigte Pakete zurück! Der AppStore von Salesforce bietet zahlreiche kostenfreie Pakete zur Prüfung Ihrer Datenqualität. Die Data Quality Analysis Dashboards App lege ich Ihnen in diesem Blog ans Herz. Denn die App bietet Ihnen eine Auswahl von Dashboards, welche einen schnellen Überblick über Ihre Datenqualität liefern. Simpel erkennen Sie, welche Arten von Daten in Ihrer Org am ehesten bearbeitet werden sollten oder welche Felder am häufigsten von Ihren Mitarbeitern bei der Eingabe ignoriert werden. Zudem können Sie sehen, wie die Benutzer Ihrer Salesforce-Org in Bezug auf die Eingabe bewertet werden. Natürlich können die gelieferten Dashboards leicht angepasst werden, um perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten handeln zu können. Nutzen Sie diese Auswertung, um Ihre Datenqualität zu analysieren und sie damit auf ein höheres Level zu bringen. Erörtern Sie, warum entsprechende Felder nicht befüllt werden. Fehlt hier ein Wissensaustausch zwischen Abteilungen oder ist bereits im vorgelagerten Schritt eine Transportlücke?

Schauen Sie sich hier für weitere Möglichkeiten um!

Dashboard Salesforce App-Anwendung

Dashboard Übersicht aus der App-Anwendung
Quelle: https://appexchange.salesforce.com/appxListingDetail?listingId=a0N300000016cshEAA

Messdiagramm_Ansicht Salesforce App-Anwendung

Messdiagramm-Ansicht aus der App-Anwendung
Quelle: https://appexchange.salesforce.com/appxListingDetail?listingId=a0N300000016cshEAA

6. Berechtigung

Wer darf und soll, welche Daten updaten? Klären Sie diese Fragen frühzeitig, um einen Plan auszuarbeiten. Teilen Sie diesen mit Ihrem gesamten Unternehmen, damit jeder bei einer möglichen Änderungsanfrage, den richtigen Ansprechpartner kennt.

7. Usability – Ein sehr wichtiger Faktor hinsichtlich der Datenqualität

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die Dateneingabe, -pflege, -aktualisierung so einfach wie möglich zur Verfügung. Umständliche Wege werden meist nur mangelhaft bis gar nicht ausgeführt. Arbeiten Sie in unterschiedlichen Abteilungen mit z. B. Seitenlayouts, um den Nutzern nur relevante Felder anzuzeigen und nutzen Sie Validierungsregeln, um die gewünschte Schreibweise zu prüfen und im perfekten Fall lassen Sie sich eine Fehlermeldung auswerfen, die auf das Problem hinweist. 

Bitte bedenken Sie für den weiteren Verlauf – einmal gemacht ist nicht erledigt. Eine hohe Datenqualität bedarf einer immer wiederkehrenden, kontinuierlichen Pflege.

Benefits durch qualitativ hochwertige Daten:

  • Steigerung der Kundengewinnung
  • Mehr Potenzial für Cross-Selling & Upselling
  • Effizienzsteigerung
  • Zeitersparnis durch schnelles Zugreifen auf die richtigen Daten
  • Vertrauensaufbau gegenüber Kunden & Mitarbeitern
  • Höhere Akzeptanz Ihres CRM bei Mitarbeitern
  • Bessere Planbarkeit
  • Qualifizierte Bewertung von Daten
  • Verbesserte Erkenntnisse Ihrer Daten mit zielführenden Handlungen

Werden Sie aktiv und pflegen Sie Ihre Daten gewissenhaft und regelmäßig, damit Ihr Salesforce nicht zum Datengrab wird und die Leistungen Ihres Unternehmens nicht sinken, sondern stets ansteigen.

Wir helfen Ihnen, Ihre Datenqualität zu erhöhen.
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Maximilian Wittig

Als Consultant bei der factory42 ist es meine tägliche Aufgabe, gemeinsam mit unseren Kunden ihre Sales- und Marketingprozesse auf Basis von Salesforce zu digitalisieren. Neben der Sales Cloud ist meine Expertise der B2B-Prozess in Kombination mit dem B2B-Automatisierungs-Tool Pardot, sowie der Experience Cloud. Zusätzlich bin ich ein Trainer der factory42 Academy. Ich bin Consultant aus Leidenschaft von Pre-Sales bis zum Aftercare-Support für den DACH-Bereich. Mein persönliches Ziel bei Implementierungen ist die nachhaltige Umsetzung von Kundenanforderungen auf cloudbasierten Lösungen.

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