Sabine Seichter 28.02.2017 10:00:00 8 min read

5 Schritte zu einem besseren Salesforce Reporting

 Jedes Unternehmen ist auf aussagekräftige Kennzahlen und Informationen angewiesen. Sie sind der Schlüssel zum Erfolg.

Anhand der ausgewerteten Daten können z.B. Rückschlüsse auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens gezogen und Prognosen für zukünftige Entscheidungen getroffen werden. Berichte und Dashboards zeigen Ihnen, wie gut Ihre Leistungen in der Vergangenheit waren und wie die momentane Situation aussieht.

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Durch qualitativ hochwertige Reports ermitteln Sie die Potentiale in Ihrem Unternehmen. Kosten können deutlich gesenkt und / oder Verkaufszahlen erhöht werden.

Es lohnt sich also, etwas Zeit und Überlegungen in dieses Thema zu investieren. Um die Berichterstellung möglichst optimal zu nutzen sollten Sie strategisch vorgehen. Hier sind 5 Schritte, die Ihnen dabei helfen:

  1. Ermitteln Sie, welches die relevanten Themen in der Führungsetage sind
  2. Erfassen Sie die richtigen Daten
  3. Erstellen Sie Berichte
  4. Erstellen Sie Dashboards
  5. Ändern Sie mit Hilfe der Daten das Verhalten und erzielen Sie die gewünschten Ergebnisse

 

Ermitteln Sie die relevanten Themen

Definieren Sie, welche Themen für die Erreichung der Geschäftsziele relevant sind. Was muss die Geschäftsleitung wissen, um diese Ziele besser erreichen zu können? Welches sind die wichtigsten Metriken, welche Verhaltensweisen sollen gefördert werden?

Überlegen Sie sich nun, wie Sie diese Metriken den Funktionen in Salesforce zuordnen können.

 

Erfassen Sie die richtigen Daten

Planen Sie im Voraus. Nur durch planvolles Vorgehen werden sie die richtigen Daten erfassen und anzeigen können.

Tipp: Planen Sie zuerst den Bericht und konfigurieren Sie erst dann die Anwendung durch Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern, Formeln usw.

Grenzen Sie die erfassten Daten ein. Sie sollten nur eine begrenzte Anzahl an Leistungsindikatoren (KPIs) oder Metriken auswählen. So erhöhen Sie die Nutzbarkeit Ihrer Berichte. Konzentrieren Sie sich dabei immer auf die Berichte/Dashboards, die auf ganz konkrete Geschäftsziele ausgerichtet sind.

Legen Sie für bessere Auffindbarkeit eine Nomenklatur und eine sinnvolle Ornderstruktur fest. Diese sollte aussagekräftig sein – etwa: „Dashboard – Vertriebsteam Süd“.

Vergessen Sie nicht, Sicherheit und Zugriff festzulegen. Der Zugriff auf einen Bericht wird bestimmt durch den Ordner, in dem dieser gespeichert ist. Ordner können für einzelne Benutzer, Gruppen oder Rollen freigegeben werden.

 

Berichte erstellen

Salesforce bietet unterschiedliche Berichtstypen an. Diese variieren von einfach bis komplex.

Vordefinierte Berichte: Dabei handelt es sich um Standardberichte für alle Standardobjekte . Diese Berichte können als Grundlage für Ihre benutzerdefinierten Reports verwendet werden.

Tabellarische Berichte: Die einfachste und schnellste Methode zur Ausgabe von Daten in einfachem Listenformat. Aber: Tabellarische Reports können in der Regel nicht zum Erstellen von Dashboard-Komponenten verwendet werden.

Zusammenfassungsberichte: Sie geben Daten mit Zwischensummen und anderen Ergebnisdaten an und sind besonders gut geeignet, um etwa den durchschnittlichen Geldwert für gewonnene und geschlossene Opportunities nach Vertriebsmitarbeiter oder die Anzahl der Kundenvorgänge nach Status und Supportmitarbeiter anzuzeigen.

Matrixberichte: Die Matrix Reports zeigen Datenzusammenfassungen anhand von horizontalen und vertikalen Kriterien. Zum Beispiel den Gesamtumsatz pro Vertriebsmitarbeiter und Jahr nach Quartal.

Hier nochmal eine kurze Übersicht, wofür die verschiedenen Berichte im Detail eingesetzt werden können:

Vorhandene Daten analysieren
  • Generierte Leads im letzten Monat
  • Wert aller gewonnenen und verlorenen Opportunities im letzten Jahr
  • Zielerreichung der Mitarbeiter je Quartal
  • Erkennen von saisonalen Trends durch Analyse des Auftragseingangs je Monat in den letzten 3 Jahren
  • Dashboard zur Visualisierung der Account Segmente nach Region, Größe und Branche
Zukünftige Entwicklungen abschätzen
  • Forecasting: erwarteter Auftragseingang im nächsten Quartal auf Basis offener Opportunites
  • Erreichung der Customer Service KPIs im laufenden Monat
Datenqualität sicherstellen
  • Analysieren aller vorhandenen Kontakt-Datensätze auf Vollständigkeit
  • Reports mit Filtern auf fehlerhafte Werte
  • Täglicher Report über alle neu erstellten Leads, um Qualität zu monitoren.

 

Dashboards erstellen

Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte durchgeführt haben, können Sie dazu übergehen, Dashboards zu erstellen. Auch hier gibt es verschiedene Formate, beispielsweise:

Horizontale Balken-/vertikale Spaltendiagramme: Diese eigenen sich besonders gut für geografische Daten, Informationen zu Phase oder Status oder sonstige Daten, die einer einzelnen Gruppe zuordenbar sind.

Kreis- und Ringdiagramme: Mit ihnen können Daten abgebildet werden, die Anteile einer Gesamtheit darstellen – z.B. die Anzahl der Leads in Abhängigkeit von der Leadquelle.

Trichterdiagramm: Hiermit erstellen Sie geordnete Auswahllisten wie Opportunity-Phase, Kundenvorgangsphase oder Leadstatus.

 

Verändern Sie mit Hilfe der Daten Verhalten und verbessern Sie Ergebnisse

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg! Ihre Berichte sollten immer aktuell und relevant sein. Nur so erreichen Sie, dass die von Ihnen erstellten Reports auch genutzt werden.

Ermutigen Sie die Geschäftsleitung, ihre Prognosen-Aufrufe direkt aus ihren Dashboards durchzuführen.

Und binden Sie die Benutzer-Ebene mit ein. Metriken und Dashboards sollten nicht nur auf Führungsebene zu sehen sein. Fragen sie sich, welche Informationen Ihren Benutzern nützen und ihnen helfen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen.

Im Normalfall häuft ein Unternehmen im Laufe der Zeit Unmengen an relevanten Daten an. Die Herausforderung besteht darin, die jeweils gewünschten und benötigten Informationen aus der Masse heraus zu filtern.

Wir helfen Ihnen dabei. Laden Sie sich auch unser How-To „Report-Optimierung mit Formel-Funktionen“ herunter.

Mehr zu Salesforce Reporting erfahren Sie in unserem aktuellen Webinar. Hier gehen wir auch auf die Neuerungen der Lightning Experience ein.

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Sabine Seichter

Als Senior Consultant bei der factory42 bin ich zuständig für die Implementierung der Salesforce Sales-, Service- und Marketing-Cloud bei unseren Kunden. Mein größtes Kapital ist dabei meine mehrjährige Erfahrung im operativen Marketing und Vertrieb – dadurch kenne ich die typischen Herausforderungen und Abläufe unserer Kunden. In Kundenprojekten verbinde ich mein Prozess-Know How mit dem Wissen über fachliche Abläufe und umfassender Erfahrung in der Konfiguration und Nutzung der Salesforce Clouds. Besonders wichtig ist mir dabei, konkrete Optimierungspotentiale in den Prozessen zu erkennen und mit Hilfe von Salesforce auszuschöpfen. So können die Kunden unmittelbar von Zeitersparnis, besserer Informationsverfügbarkeit und qualitativ hochwertigen Prozessen profitieren.

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