HubSpot Data Hygiene: So bleibt dein HubSpot-Account sauber

Wenn dein HubSpot-Portal langsam unübersichtlich wird, bist du nicht allein. Viele Unternehmen starten motiviert, bauen Workflows, importieren Kontakte, erstellen E-Mails und Listen – und plötzlich herrscht Chaos.

Veraltete Kontakte, doppelte Datensätze, unklare Benennungen. Das führt zu Problemen: ungenaue Reports, schlechte Zustellraten, DSGVO-Risiken und am Ende auch zu verpassten Chancen im Marketing und Vertrieb.

Ein aufgeräumter HubSpot-Account spart dir Zeit, Geld und Nerven. Und genau darum geht es in diesem Beitrag. Ich zeige dir vier einfache Strategien, wie du dein HubSpot-System dauerhaft sauber hältst – ganz ohne Stress.

1. Nein, es ist nicht egal, wie du deine Assets nennst: Naming Conventions

Gute Namen helfen dir und deinem Team, schnell den Überblick zu behalten. Wer einmal versucht hat, eine bestimmte Liste mit dem Namen „Test 3 alt“ zu finden, weiß, wovon ich spreche.

Tipps für klare Namen:

• Verwende Kürzel für Bereiche wie MKT (Marketing), SALES, OPS
• Baue Struktur auf, z.B. Team - Thema - Datum - Objekt
• Nutze das ISO-Datumformat, zum Beispiel 2025-07 für Juli 2025
• Erstelle eine interne Doku mit Beispielen, damit alle im Team mitziehen

Beispiele:

• MKT_SommerNewsletter_DE_2025-07_EMAIL
• SALES_Leads-Messe2025_Q2_LIST
• OPS_OffeneDealsNachBranche_Q3-2025_LIST

Je klarer die Struktur, desto weniger Chaos entsteht langfristig. Denk daran, dass lange Namen oft nicht komplett angezeigt werden, also platziere die wichtigste Infos am Anfang. 

2. Mit smarten Listen aufräumen

Nicht jeder Kontakt gehört für immer in dein CRM. Manche haben sich längst abgemeldet, nie reagiert oder sind schlicht veraltet. Regelmäßige Datenpflege hilft dir, deine Reichweite zu verbessern und Spam-Probleme zu vermeiden.

Beispiellisten für die Bereinigung:

Abmeldungen und Bounces

• Kontakte, die sich von allen E-Mails abgemeldet haben 
• Kontakte mit Hard Bounces (z. B. ungültige E-Mail-Adressen)

Kontakte ohne Interaktion

• Kontakte, die in den letzten 6 Monaten keine E-Mails geöffnet haben
• Kontakte, die nie mit Marketing-Mails interagiert haben

Veraltete Kontakte

• Kontakte ohne Aktivität seit über X Monaten
• Leads ohne Lifecycle-Status oder Conversion

Diese Listen kannst du regelmäßig prüfen, bereinigen oder automatisiert mit Workflows aufräumen lassen. Auch „Clear Property“-Aktionen in Workflows sind hier hilfreich.

Diese Listen kannst du regelmäßig prüfen oder mit Workflows automatisiert aufräumen lassen. Aktionen wie „Property leeren“ sind dafür praktisch.

Tipp: Markiere solche Kontakte automatisch (mit einem Workflow) als „Nicht-Marketing“. So vermeidest du zusätzliche Kosten. 

3. Datenhygiene-Dashboard – alles auf einen Blick

Ein Dashboard zeigt dir sofort, wie sauber dein CRM ist. So erkennst du Trends und kannst Prioritäten setzen.

10 Report-Ideen:

1. Kontakte mit Hard Bounces
2. Kontakte ohne Marketing-Abonnement
3. Kontakte ohne Interaktion (letzte 90 Tage)
4. Neue Duplikate pro Monat
5. Anzahl Kontakte ohne E-Mail-Adresse
6. Kontakte ohne Lifecycle-Phase
7. Kontakte ohne Eigentümer
8. Unternehmen ohne Owner
9. Deals ohne verknüpfte Kontakte oder Unternehmen
10. Kontakte ohne Vorname

4. Duplikate finden und bereinigen – mit den richtigen Tools

Doppelte Kontakte entstehen schnell – bei Imports, Formularen oder manueller Eingabe. Statt sie händisch zu suchen, helfen diese Tools:

1. HubSpot Operations Hub (Professional oder Enterprise)

• KI-basierte Duplikaterkennung für Kontakte und Unternehmen
• Zeigt allgemeine Data-Quality-Probleme
• Zusammenführung manuell oder halbautomatisch
• Kein automatisches Zusammenführen per Workflow
• Kosten: ab ca. 800 € pro Monat (Professional, inkl. weiterer Features)

2. Insycle

• Flexibles Datenmanagement-Tool
• Duplikaterkennung nach eigenen Regeln (z. B. ähnliche Domains)
• Automatisierte Bereinigung nach Zeitplan
• Vorschau & Export vor Merge
• Kosten: ab ca. 1 $/1.000 Datensätze

3. Koalify

• Speziell für HubSpot entwickelt
• Schnelle Einrichtung, übersichtliches Interface
• Duplikate direkt im CRM zusammenführen
• Unterstützt Workflows
• Kosten: kostenlos bis 10.000 Datensätze, danach ca. 10 $ pro 10.000 Datensätze; 14 Tage Free Trial

Fazit: Saubere Daten = bessere Zusammenarbeit für alle Teams

Ein aufgeräumter HubSpot-Account ist keine Kür, sondern Pflicht. Er sorgt für:

• verlässliche Reports
• bessere E-Mail-Zustellbarkeit und damit zu besseren Marketing-KPIs
• klare Lead-Zuweisung für Sales
• reibungslose Prozesse für Service-Teams
• weniger Frust in allen Abteilungen

Wenn du Unterstützung brauchst: Melde dich gern! Ich helfe Unternehmen regelmäßig dabei, HubSpot effizienter und sauberer zu nutzen. Je weniger Chaos im System, desto produktiver – und das gilt für Marketing, Vertrieb, Service und alle, die mit HubSpot arbeiten.