Der Jahreswechsel ist im B2B-Umfeld oft die einzige Phase, in der das Tagesgeschäft kurzzeitig den Fuß vom Gas nimmt. Für RevOps Manager und CRM-Verantwortliche ist das die ideale Gelegenheit, das Fundament für das restliche Jahr zu legen.
Wer mit einem unaufgeräumten Portal in das Jahr 2026 startet, skaliert lediglich sein Datenchaos. Veraltete Deals verfälschen die Forecasts, inaktive Kontakte treiben die HubSpot-Rechnung unnötig in die Höhe und Dubletten ruinieren die Customer Experience.
Hier sind fünf pragmatische Schritte, um Ihr HubSpot CRM aufräumen zu können und sofort von besserem Reporting zu profitieren.
Bevor Sie neue Marketing-Kampagnen starten, sollten Sie Altlasten aussortieren. Kontakte, die seit sechs Monaten keine E-Mail geöffnet haben, verschlechtern Ihre Zustellrate und verzerren die Performance-Metriken.
Setzen Sie eine einfache Re-Subskriptions-Kampagne auf. Fragen Sie inaktive Kontakte direkt: „Interessieren Sie sich noch für unsere Themen?“ Wer nicht reagiert, wird konsequent abgemeldet. Das sorgt für saubere CRM Daten und sorgt dafür, dass Ihre Öffnungsraten wieder die tatsächliche Relevanz widerspiegeln.
Sauberes Reporting beginnt bei der Datenqualität auf Kontaktebene. Erstellen Sie aktive Listen für folgende Gruppen:
Diese Listen dienen als Grundlage für die nächsten Schritte und verhindern, dass fehlerhafte Datensätze Ihre Marketing-Automatisierung blockieren.
Einer der schnellsten Hebel, um Kosten zu senken, ist die Automatisierung des Marketingstatus. Nutzen Sie einen einfachen Workflow:
Alle Kontakte, die auf Ihren „Hygiene-Listen“ (siehe Punkt 2) gelandet sind, werden per Workflow automatisch als Nicht-Marketingkontakt markiert. So zahlen Sie nur für die Kontakte, die Sie auch wirklich aktiv bespielen können. Dieser Schritt zahlt sich oft schon im nächsten Abrechnungsmonat aus.
Ein Beispiel-Workflow
Nichts ist schädlicher für ein verlässliches Sales-Reporting als Deals, deren Abschlussdatum in der Vergangenheit liegt. Wenn Sie jetzt in Ihr Pipeline-Reporting schauen und dort noch offene Deals mit einem Abschlussdatum in 2025 sehen, haben Sie ein Problem.
Suchen Sie nach Deals, die ihr Abschlussdatum noch im letzten Jahr haben und noch offen sind.
Identifizieren Sie diese „Zombie-Deals“ per Filter. Handeln Sie strikt:
Nur so erhalten Sie ein HubSpot Reporting verbessern, das dem Management echte Entscheidungsgrundlagen liefert statt Wunschdenken.
Dubletten entstehen täglich durch Messen, Importe oder manuelle Eingaben. Das HubSpot-eigene Tool zur Dublettenverwaltung (unter Kontakte > Aktionen) identifiziert diese dank KI sehr zuverlässig - auch ohne das zusätzliche Data Hub Professional Paket.
Machen Sie die Dublettenprüfung zur Routine. Planen Sie sich, je nach Datenmange, z.B. jeden Freitag 10 Minuten ein, um die Vorschläge abzuarbeiten. CRM Daten bereinigen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Hygiene-Standard.
Ein aufgeräumtes CRM zum Jahresstart 2026 ist kein Selbstzweck oder bloße „Kosmetik“. Es ist die Grundvoraussetzung für zwei Dinge, die für Ihren Erfolg entscheidend sind: Verlässliche Reports und effiziente Kostenstrukturen.
Wer Datenleichen mitzieht, zahlt unnötige Lizenzgebühren und trifft Entscheidungen auf Basis falscher Forecasts. Die hier genannten Schritte sind keine monatelangen IT-Projekte, sondern operative Quick Wins, die Sie innerhalb weniger Stunden umsetzen können.
Der wichtigste Schritt: Etablieren Sie diese Hygiene-Maßnahmen als feste Routine. Ein sauberer Datenbestand ist das Fundament, auf dem Ihre Marketing- und Sales-Automatisierung im restlichen Jahr skaliert.