Entdecken Sie, wie das Calling-Feature in HubSpot Ihr Geschäft transformieren kann – von der Kundenbetreuung über den Vertrieb bis hin zum Support.
Ein erster Überblick über:
- Was ist die Telefonfunktion von HubSpot?
- Telefonfunktion in HubSpot einrichten
- die Vorteile der Telefonfunktion von HubSpot
- die Kosten & Limits der Telefonfunktion von HubSpot
- einige Anwendungsfälle aus der Praxis
Was ist die Telefonfunktion von HubSpot?
Die Telefonfunktion in HubSpot ermöglicht es Vertriebsteams, nahtlos zu kommunizieren und gleichzeitig alle Kundeninteraktionen zu dokumentieren. Durch die direkte Anruffunktion innerhalb des CRM-Systems können Benutzer ohne Medienbruch telefonieren und haben gleichzeitig Zugriff auf alle relevanten Kundendaten. Dies reduziert die Zeit für die Dateneingabe und erhöht die Produktivität, da die Kontakthistorie automatisch aktualisiert wird.
Einer der größten Vorteile der HubSpot Telefonfunktion ist die nahtlose Integration in das CRM-System. Alle Anrufe werden automatisch protokolliert, was eine vollständige Historie der Kundeninteraktionen ermöglicht. Dies führt zu einer erhöhten Effizienz, da Vertriebsteams nicht mehr manuell Anrufdaten eingeben müssen.
Anrufe können außerdem aufgezeichnet und während des Gesprächs Notizen hinzugefügt werden. Diese Funktion ist besonders nützlich für das spätere Nachverfolgen von Gesprächspunkten und das Teilen wichtiger Informationen innerhalb des Teams.
Die Benutzeroberfläche der Telefonfunktion ist außerdem benutzerfreundlich gestaltet, sodass selbst weniger technisch versierte Mitarbeiter problemlos Anrufe tätigen und verwalten können. Die Einrichtung erfolgt in wenigen Schritten, was wir später detaillierter erklären werden.
Benutzer können entweder ihre vorhandene Mobilnummer hinzufügen oder eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer verwenden. Die Unterschiede zwischen den beiden Varianten sind im folgenden Bild aufgelistet.
Telefonfunktion in HubSpot einrichten
Das Einrichten der Telefonfunktion in HubSpot ist unkompliziert und kann schnell durchgeführt werden. Benutzer müssen in ihren Account-Einstellungen die Telefonfunktion nur aktivieren, ihre bestehende Mobilnummer hinzufügen (oder eine von HubSpot bereitgestellte Nummer anfordern) und diese konfigurieren. Anschließend kann mit der Nutzung von HubSpots Telefonfunktion begonnen oder optional auch eine Integration wie Aircall verwendet werden.
Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, können Benutzer direkt aus dem CRM heraus Anrufe tätigen, Anrufnotizen hinterlassen und Gesprächsaufzeichnungen speichern. Dies vereinfacht den Arbeitsablauf erheblich und stellt sicher, dass alle Informationen zentralisiert und zugänglich sind.
Hier geht's zu einer ausführlichen Schritt-für-Schritt Anleitung.
Vorteile der HubSpot Telefonfunktion
Automatische Protokollierung: Während bei herkömmlichen Telefonaten die manuelle Eingabe von Anrufdetails in ein CRM-System erforderlich ist, erfolgt bei der Telefonfunktion von HubSpot die Protokollierung automatisch. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
Integration ins CRM: Herkömmliche Telefonsysteme sind oft nicht direkt mit CRM-Systemen verbunden. Die HubSpot Telefonfunktion integriert sich nahtlos in das gewohnte System, was eine zentrale Verwaltung aller Kundeninteraktionen ermöglicht.
Anrufaufzeichnungen und -analysen: Normale Telefonsysteme bieten selten die Möglichkeit, Anrufe bzw. deren Ergebnisse aufzuzeichnen und detaillierte Analysen durchzuführen. Mit HubSpot können Sie Anrufe aufzeichnen und wertvolle Einblicke gewinnen, die zur Optimierung Ihrer Vertriebsstrategien beitragen.
Effiziente Nachverfolgung und Kommunikation: Durch die Integration mit HubSpot können Vertriebsmitarbeiter Notizen direkt während des Anrufs hinzufügen und Aufgaben für die Nachverfolgung erstellen.
Einfache Einrichtung und Skalierbarkeit: Die Einrichtung eines herkömmlichen Telefonsystems kann zeitaufwendig und kostspielig sein. Im Gegensatz dazu ist die HubSpot Telefonfunktion einfach zu konfigurieren und kann problemlos skaliert werden, um den Anforderungen wachsender Teams gerecht zu werden.
Kosten & Limits der Telefonfunktion
Kosten
Die Telefonfunktion von HubSpot ist in den kostenpflichtigen Plänen (ab HubSpot Starter) enthalten und die Kosten können je nach Nutzungsumfang variieren. Für Unternehmen mit hohem Anrufvolumen können die monatlichen Kosten schnell steigen, da möglicherweise die enthaltenen Minuten oder die von HubSpot bereitgestellten Telefonnummern nicht ausreichend sind und kostenpflichtig zugebucht werden müssen.
Benötigter HubSpot-Plan:
- Sales bzw. Service Hub Starter, Professional oder Enterprise (Limits siehe unten)
Limits
Es gibt Einschränkungen hinsichtlich Anzahl der von HubSpot bereitgestellten Telefonnummern bzw. der Minuten, die pro Benutzer und Monat verwendet werden können. Diese Limits können für Unternehmen mit einem hohen Anrufaufkommen problematisch sein und sollten deshalb vorab gut durchdacht werden.
Die Anruflimits variieren je nach HubSpot-Plan:
- Starter: 1 bereitgestellte Telefonnummer / 500 Minuten pro Benutzer/Monat
- Professional: 3 bereitgestellte Telefonnummern / 3.000 Minuten pro Benutzer/Monat
- Enterprise: 5 bereitgestellte Telefonnummern / 12.000 Minuten pro Benutzer/Monat
Hinweis: Bereits vorhandene Telefonnummern können immer hinzugefügt werden, es gilt dann nur das Minutenlimit. Weitere von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern sowie zusätzliche Minuten können gegen Aufpreis erworben werden.
Anwendungsfälle in der Praxis
Anwendungsfall: Vertrieb
Ein Softwareunternehmen nutzt die HubSpot Telefonfunktion, um die Effizienz ihres Vertriebsteams zu steigern. Vor der Implementierung war das Team auf eine physische Telefonanlage und ein separates CRM-System angewiesen, was zu einem hohen Verwaltungsaufwand und verlorenen Daten führte.
Ein Vertriebsmitarbeiter erhält einen Anruf von einem potenziellen Kunden. Während des Gesprächs notiert der Mitarbeiter wichtige Informationen direkt in HubSpot und markiert den Kunden als qualifizierten Lead. Nach dem Gespräch erstellt der Mitarbeiter eine Aufgabe zur Nachverfolgung und plant einen weiteren Anruf. Alle Daten sind im CRM gespeichert und können vom gesamten Team eingesehen werden, was die Zusammenarbeit verbessert.
Anwendungsfall: Kundensupport
Ein E-Commerce-Unternehmen nutzt die HubSpot Telefonfunktion, um die Qualität und Effizienz ihres Kundensupports zu verbessern. Vor der Implementierung hatten die Supportmitarbeiter Schwierigkeiten, Kundengespräche zu verfolgen und wichtige Informationen zentral zu dokumentieren.
Ein Kunde ruft den Kundensupport an, um ein Problem mit einer Bestellung zu melden. Der Supportmitarbeiter notiert alle relevanten Details während des Anrufs in HubSpot und erstellt eine Aufgabe, um das Problem zu verfolgen. Der Anruf wird aufgezeichnet, sodass der Mitarbeiter und das Team später auf die Gesprächsdetails zugreifen können. Dank der zentralisierten Informationen kann das Supportteam effizienter arbeiten und dem Kunden schneller eine Lösung anbieten.
Fazit
Die HubSpot Telefonfunktion ist ideal für kleinere Teams mit einfachen Anforderungen und einem begrenzten Budget. Sie bietet eine schnelle und unkomplizierte Lösung für Unternehmen, die grundlegende Telefoniefunktionen benötigen und keine komplexen Anpassungen oder erweiterte Funktionen verlangen.
Eine mögliche Alternative wäre die Aircall Integration für HubSpot. Diese Lösung eignet sich hervorragend für größere oder wachsende Unternehmen mit komplexeren Anforderungen. Sie bietet erweiterte Funktionen wie IVR, Anrufweiterleitungen und Call Center-Funktionen sowie hohe Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit. Unternehmen, die hohe Anrufvolumen bewältigen müssen und eine zuverlässige Telefonie-Integration mit umfassenden Integrationsmöglichkeiten zu anderen Tools suchen, werden von dieser Lösung profitieren.
