E-Mail-Adressen finden & löschen mit dem Marketing Cloud Deletion Tool

GDPR ist derzeit in aller Munde. Kein Wunder, trat doch die neue europäische Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai in Kraft.

Ein wichtiger Teil der GDPR ist das Recht eines Jeden, sich aus den Datenbanken des Unternehmens vollständig löschen zu lassen. Persönliche Daten, wie beispielsweise die E-Mail-Adresse, müssen physisch entfernt werden. Passiert dies nicht, oder nur unvollständig, drohen, laut dem neuen Gesetz, empfindliche Strafen. 

Salesforce hat hier in der Marketing Cloud ein neues Contact Deletion Framework entwickelt, welches es erlaubt, einen Kontakt aus allen Systemtabellen und allen Sendable Data Extensions zu entfernen oder unkenntlich zu machen. Hiermit ist garantiert, dass von dieser Seite allen rechtlichen Aspekten Rechnung getragen wird und es ist obendrein sichergestellt, dass keine E-Mails oder andere Kommunikation mehr an den Kontakt versendet werden können.

Um die von Salesforce angebotene Lösung zu erweitern und auch non-sendable Data löschen zu können, haben wir bei der factory42 ein Tool entwickelt, um auch das letzte Vorkommen einer E-Mail-Adresse in einer Data Extension im untersten Ordner aufzuspüren und den entsprechenden Eintrag zu löschen.

Die Nutzung des Marketing Cloud Deletion Tools ist denkbar einfach:

• Registrieren Sie sich an unserem Tool, um einen eigenen Account anzulegen.

• Hinterlegen Sie die API Zugangsdaten der Business Units, welche Sie durchsuchen möchten.

• Starten Sie den Wizard, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt.

• Suchen Sie nach einer oder mehreren E-Mail-Adressen gleichzeitig und entscheiden Sie pro Adresse, was gelöscht werden soll. Sie können natürlich jeweils 'Alles' wählen.
• In einer Log Data Extension, die ggf. automatisch in Ihrem System angelegt wird, protokollieren wir jede Löschung. Die E-Mail-Adresse wird dabei als MD5 Hash mit hinterlegt. Somit werden Sie der Löschung gerecht und bleiben gleichzeitig über die Löschung auskunftsfähig, sollte eine Rückfrage bestehen.

Auch wenn Sie nichts löschen möchten, können Sie das Tool einfach verwenden, um zu überprüfen, ob eine bestimmte E-Mail-Adresse noch irgendwo gespeichert ist. 

Ihre Daten verlassen bei all dem nie die Salesforce Welt. Unser Tool läuft auf dem Salesforce eigenen Heroku und speichert einzig Ihre persönlichen Zugangsdaten zum Tool, sowie die von Ihnen hinterlegten API Zugangsdaten. Beides können Sie natürlich jederzeit wieder löschen und behalten dabei selbstverständlich die bislang angelegten Logs, da diese in einer Data Extension in Ihrer Salesforce Marketing Cloud liegen.

Das beste kommt bekanntlich zum Schluss. Sie können das Tool jederzeit kostenlos verwenden, wir freuen uns aber über Ihre Anmeldung zu unserem Newsletter.