Erfolgreiche Migration von Pipedrive zu HubSpot: Ein Guide

Der Wechsel von Pipedrive zu HubSpot kann eine strategische Entscheidung sein, um von erweiterten Funktionen, besseren Integrationen und einer optimierten Nutzererfahrung zu profitieren. Besonders in Zeiten steigender Lizenzkosten von Pipedrive stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob ein Wechsel zu einer leistungsfähigeren und flexibleren Plattform sinnvoll ist.

Damit die CRM-Datenmigration reibungslos und effizient abläuft, ist eine gründliche Planung erforderlich. In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie den Wechsel von Pipedrive zu HubSpot erfolgreich gestalten, häufige Fehler vermeiden und wie Sie das neue CRM erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Pipedrive und HubSpot

Pipedrive und HubSpot sind beide leistungsfähige CRM-Systeme, unterscheiden sich jedoch in mehreren Aspekten:

Pipedrive Benutzeroberfläche

HubSpot Benutzeroberfläche

Vorbereitung der Migration

Analyse der aktuellen CRM-Daten

Bevor die Pipedrive zu HubSpot Migration beginnt, sollten Sie die bestehende CRM-Datenstruktur genau analysieren:

• Welche Datenfelder und Objekte (z. B. Kontakte, Unternehmen, Deals, Aktivitäten) werden genutzt?
• Wie werden die Beziehungen zwischen den Objekten dargestellt?
• Gibt es doppelte oder veraltete Datensätze?
• Sind alle Daten korrekt formatiert und konsistent?
• Welche benutzerdefinierten Felder gibt es in Pipedrive, die in HubSpot übernommen werden müssen?

Ein detailliertes Verständnis der bestehenden Datenstruktur hilft dabei, die Migration

strategisch zu planen und Datenverluste zu vermeiden. Wir empfehlen die Erstellung einer

umfassenden Karte der Objekte und Daten und der Beziehungen zwischen ihnen, mit

visuellen Tools wie Miro oder Lucidchart. Sie können mit anderen Teams an diesen

Visualisierungen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges

übersehen.

Denken Sie daran, dass der aktuelle Stand der Daten nicht immer der einzige oder der

richtige ist. Die Migration zu einem anderen System ist eine großartige Gelegenheit, die

alten Wege zu überdenken und neue Strukturen zu schaffen, die im alten System zu

komplex wären, um sie einzuführen. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht zu viele

Änderungen auf einmal vornehmen.

Datenbereinigung und -optimierung

Eine saubere Datenbasis ist entscheidend für eine erfolgreiche Migration. Vor dem Import in HubSpot sollten Sie daher eine umfassende Datenbereinigung durchführen:

• Doppelte Kontakte und Unternehmen entfernen: Nutzen Sie Pipedrives Duplikatserkennung oder externe Tools.
• Veraltete oder unvollständige Einträge löschen: So vermeiden Sie unnötige Datenballast im neuen CRM.
• Datenfelder standardisieren: Überprüfen Sie Telefonnummern, Adressen, Namensformate etc.

Planung der Datenmigration

Nachdem die Datenbereinigung abgeschlossen ist, sollte ein detaillierter Migrationsplan erstellt werden. Dieser umfasst:

• Datenmapping: Zuordnung der Datenfelder in Pipedrive zu den entsprechenden Feldern in HubSpot.
• Priorisierung der zu migrierenden Daten: Welche Daten sollen übernommen werden, welche nicht?
• Auswahl der Migrationsmethode: Manuell, durch Migrationstools oder mithilfe eines Experten.

Auch hier ist eine visuelle Darstellung der neuen Strukturen von großem Nutzen. Wenn Sie

mit der Migration fortfahren, sollten Sie sie unbedingt dokumentieren. Das spart Zeit und

erleichtert die spätere Schulung und Einarbeitung.

Entscheidung: Selbstmigration oder Unterstützung durch einen Experten?

Eine professionelle Begleitung kann vorteilhaft sein, insbesondere, wenn:

• Komplexe Datenstrukturen und Workflows migriert werden müssen.
• Automatisierungen und Integrationen angepasst oder neu aufgebaut werden sollen.
• Datenverluste und Fehler minimiert werden sollen.

Ein erfahrenes Migrationsteam zusammenstellen

Ein starkes Team ist entscheidend für eine reibungslose Umstellung:

• Experten aus den relevanten Abteilungen: Jede Abteilung sollte einen Vertreter haben, der Anforderungen und Prozesse definiert.
• Ein erfahrener Projektmanager: Koordiniert den gesamten Migrationsprozess und stellt sicher, dass alle Beteiligten informiert sind.
• Ein zukünftiger CRM-Champion: Diese Person übernimmt nach der Migration die Schulung der Mitarbeiter, dokumentiert neue Prozesse und unterstützt die Teams

Auswahl der richtigen Migrationsmethode

Manuelle Migration

Für kleinere Unternehmen mit überschaubaren Datenmengen kann eine manuelle Migration sinnvoll sein:

1. Exportieren der Daten aus Pipedrive im CSV-Format.
2. Anpassen der CSV-Dateien an die HubSpot-Importanforderungen.
3. Import der Daten über HubSpots Import-Funktion.
4. Überprüfung der importierten Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit.

Nutzung automatisierter Migrationstools

Für größere Unternehmen oder komplexe Datenstrukturen empfiehlt sich der Einsatz von Migrationstools wie:

• Import2 (einfach zu bedienen, unterstützt viele CRM-Systeme)
• Trujay (bietet flexible Migrationsoptionen und Testläufe)
• HubSpot Migrationsdienst (offizieller Service von HubSpot für nahtlose Migrationen)

Diese Tools helfen dabei, den Migrationsprozess zu automatisieren und potenzielle Fehler

zu reduzieren.

Professionelle Migration durch Experten

Wenn umfangreiche Datenmengen, komplexe Automatisierungen oder Integrationen migriert

werden müssen, kann eine professionelle Unterstützung durch einen CRM-Berater sinnvoll

sein. Experten sorgen für:

• Eine maßgeschneiderte Migrationsstrategie.
• Minimierung von Datenverlusten und Fehlern.
• Optimierung der neuen HubSpot-Umgebung für eine nahtlose Nutzung.

Durchführung der Migration

Testmigration durchführen

Bevor die vollständige Migration erfolgt, sollte ein Testlauf mit einem kleinen Datensatz durchgeführt werden:

• Überprüfung der Datenzuordnung und -struktur.
• Frühzeitiges Erkennen und Beheben von Fehlern.
• Validierung der Datenqualität in HubSpot.

Vollständige Migration

Nach einem erfolgreichen Testlauf erfolgt die finale Datenmigration:

1. Export aller relevanten Daten aus Pipedrive.
2. Import der Daten in HubSpot unter Berücksichtigung des Mappings.
3. Überprüfung der migrierten Daten und Anpassung von Workflows.
   
   

Einführung des neuen CRM-Systems und Change Management

Die Nutzer frühzeitig einbinden

Ein häufiger Fehler bei CRM-Migrationen ist es, die Endnutzer erst nach Abschluss der

technischen Umstellung einzubeziehen. Stattdessen sollten Schlüsselpersonen aus allen

relevanten Teams von Anfang an involviert sein. Sie bringen wertvolle Perspektiven ein,

helfen dabei, den Umstieg nutzerfreundlich zu gestalten, und können später als

Multiplikatoren fungieren.

Schulung und Onboarding

Ein gut durchdachtes Onboarding ist essenziell für eine erfolgreiche Einführung. Hier sind

einige Best Practices:

• Interaktive und praxisnahe Trainings: Statt trockener Handbücher sollten interaktive Schulungen mit praktischen Übungen angeboten werden.
• Vielfältige Schulungsmaterialien: Neben Live-Schulungen sollten Video-Tutorials, FAQs und Schritt-für-Schritt-Guides bereitgestellt werden.
• Personalisierte Lerninhalte: Die Schulungen sollten sich an den spezifischen Aufgaben und Rollen der Nutzer orientieren.

Etablierung von System-Champions

Damit das neue CRM-System langfristig erfolgreich genutzt wird, ist es hilfreich, System-Champions innerhalb des Unternehmens zu etablieren. Diese internen Experten:

• Sind erste Ansprechpartner für Fragen und Unterstützung.
• Helfen bei der kontinuierlichen Optimierung und Anpassung der Prozesse.
• Stellen sicher, dass neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden.

Change Management und Akzeptanz fördern

Der Wechsel eines CRM-Systems kann für viele Mitarbeitende eine große Umstellung

bedeuten. Um Widerstände zu minimieren, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen

ergreifen:

• Frühzeitige Kommunikation: Transparenz über den Nutzen und die Notwendigkeit der Migration schafft Vertrauen.
• Positives Mindset fördern: Das neue System sollte als Chance präsentiert werden, nicht als zusätzliche Belastung.
• Erfolgsmomente sichtbar machen: Frühzeitige Erfolge und Verbesserungen sollten hervorgehoben werden, um Akzeptanz zu fördern.

Ein durchdachtes Change Management stellt sicher, dass das neue CRM-System nicht nur

technisch eingeführt, sondern auch erfolgreich von den Teams angenommen und genutzt

wird.

Fazit

Die Pipedrive zu HubSpot Migration bietet Unternehmen eine große Chance, ihre

CRM-Prozesse zu verbessern und von erweiterten Funktionen zu profitieren. Eine

sorgfältige Planung, gründliche Datenbereinigung und eine durchdachte Umsetzung sind

entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung.

Sie benötigen Unterstützung bei Ihrer Migration? Kontaktieren Sie uns für eine

unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, den Pipedrive

zu HubSpot Wechsel effizient und fehlerfrei zu gestalten.