Zum Jahreswechsel wollen wir die Gelegenheit nutzen, einige Neuerungen durch das aktuelle Release Winter ‘21 näher zu beleuchten und dabei auch einen kleinen Ausblick auf das im Februar anstehende Release Spring ‘21 geben.
Alles im Flow
Mit dem Release Winter ‘21 kommen zahlreiche Erweiterungen und Verbesserungen bei den Flows. So kann man sich jetzt auch direkt Informationen über verbundene Datensätze abrufen, ohne diese noch einmal über ‘Datensätze abrufen’ ermitteln zu müssen. Diese Funktion, die man von Mischfeldern (Merge Fields) in Vorlagen oder aus objektübergreifenden Formelfeldern kennt, ermöglicht es, den Flow mit noch weniger Datensatzvariablen zu bauen als bisher.
Flows können nun auch gestartet werden, wenn ein Datensatz gelöscht wird. Auf diese Weise wird es möglich, etwa Informationen auf verbundenen Datensätzen zu aktualisieren. Die Wiederherstellung des Datensatzes aus dem Papierkorb nimmt die Anpassungen jedoch nicht zurück. Dieser Anwendungsfall wird vom Flow vermutlich auch weiterhin nicht abgedeckt.
Die Prüflogik innerhalb der Elemente eines Flows kann nun komplexer ausgestaltet werden. Statt reiner AND-Verknüpfungen von Bedingungen sind nun auch OR-Verknüpfungen oder auch die Abbildung benutzerdefinierter Logiken möglich. Damit wird eine der noch bestehenden Lücken beim Funktionsumfang zum Process Builder geschlossen. Außerdem können nun Konditionen formuliert werden, ob eine bestimmte Aktion ausgelöst werden soll.
Neben der erweiterten Prüflogik wurde mit dem Winter ‘21 Release eine Funktion für Flows bereitgestellt, die man von Workflows (subsequently meet criteria) und Prozessen (only when specified changes are made) kennt: Dass ein Flow nur auslöst, wenn die definierten Kriterien erstmalig bzw. wieder erfüllt sind. Bisher löste der Flow auch dann aus, wenn der Datensatz erneut gespeichert wurde, ohne dass an den relevanten Informationen tatsächlich eine Änderung vorgenommen wurde. Dadurch werden Flows noch performanter.
Prior Values, also die Abfrage des vorherigen Wertes im Feld (etwa im Vergleich zum aktuellen Wert), soll in Spring '21 ebenfalls dazu kommen. Dadurch würde eine weitere Funktion im Flow Builder bereitgestellt, für die man aktuell auf Process Builder oder APEX ausweichen muss.
Seit dem Summer '20 Release konnte für den Flow bereits festgelegt werden, ob er im User Kontext oder System Kontext laufen soll. Bei Ersterem werden die Berechtigungen des Nutzers zugrunde gelegt, bei Letzterem nicht. Um dies zu testen, kann man nun Flows auf Sandboxen als eine andere Person ausführen lassen und somit mögliche Probleme identifizieren, die in den (fehlenden) Berechtigungen eines konkreten Nutzers begründet sind.
Spot an für die Releases Updates
Salesforce liefert im Zuge des Winter '21 Release weitere Features, um Administratoren das Leben in einer Org einfacher zu machen. So wurden die ehemals wichtigen Aktualisierungen (Critical Updates) im Setup endgültig in den Bereich Release Updates umgezogen.
Neben der Beschreibung des anstehenden Updates erhält jedes Update zu bestätigende Prüfschritte. Leider erhält man nicht mehr einfach einen Überblick, welche Releases gerade testweise aktiviert sind. Dazu muss jedes einzeln aufgerufen werden.
Die für Spring '21 anstehenden Release Updates lohnen ohnehin einen genaueren Blick. Neben einigen Anpassungen bei Flow- und Prozess-Automationen gibt es weitere Sicherheitsvorkehrungen bei Communities: Das Ändern der E-Mail-Adresse durch den User selbst löst weitere E-Mail-Benachrichtigungen aus und die Verwendung von Standard-Community-Profilen bei Registrierung und Login in der Community ist nicht mehr ohne Weiteres möglich.
Das Update, was den Nutzern im Zuge des anstehenden Spring Release am ehesten aufgefallen wäre (es wurde mittlerweile zurückgestellt), ist aber ein anderes. Künftig können die Berechtigungen eines Nutzers auch bei Beziehungsfeldern greifen. Das heißt, wenn der Nutzer etwa User-Datensätze nicht sehen kann (wegen restriktiver unternehmensweiter Standardeinstellungen etwa), ist diese Information auch nicht im Inhaber-Feld, dem Erstellt durch-Feld oder auch Zuletzt Geändert durch-Feld sichtbar. Ähnlich verhält es sich bei Lookups zu anderen Datensätzen.
Diese Funktion kann künftig über die Freigabeeinstellungen aktiviert werden und wird nicht, wie ursprünglich geplant, zwangsläufig im Zuge des Spring '21 Release aktiviert.
Ein weitreichendes Update wirft bereits seine Schatten voraus: Adieu Ref ID bei Email2Case! Im Zuge des Winter ‘22 Release wird statt der ID die E-Mail-Kommunikation an Kundenvorgängen über den E-Mail-Header zugeordnet. Auch dieses Update sollte vorab analysiert und in der Sandbox getestet werden.
Mit Drag and Drop zum Ziel
Dynamic Forms
Dynamic Forms sind mit dem Winter Release allgemein verfügbar (GA) für benutzerdefinierte Objekte und können daher guten Gewissens eingesetzt werden. Damit hat man weitere Freiheitsgrade bei der Ausgestaltung von Lightning Pages. Wermutstropfen: Dynamic Forms sind weiterhin nicht für Standardobjekte wie Account und Opportunities verfügbar. Viele Anfragen sind dazu aber bereits in der Trailblazer Community eingestellt worden. Es bleibt abzuwarten, ob und wann dies kommt.
E-Mail-Vorlagen Generator
Ähnlich dem Lightning App Builder können nun Lightning E-Mail-Vorlagen nur mit Klicks im E-Mail Vorlagen Generator (Email Template Builder) erstellt werden. Dazu können Komponenten wie Buttons, Bilder oder Rich Text auf der Seite platziert werden. Außerdem können Mischfelder (Merge Fields) von Datensätzen eingebaut werden und das Design wie Schriftgröße und -art angepasst werden. Auf diese Weise lassen sich HTML-E-Mails ohne Code erzeugen - einfach per Drag and Drop.
Mit Spring ‘21 sollen diese Vorlagen dann auch in Automationen wie E-Mail-Benachrichtigungen, Workflows, Prozessen, Flows und Genehmigungsprozessen zur Verfügung stehen, sodass man in diesen Fällen nicht mehr auf die Classic E-Mail-Vorlagen zurückgreifen muss.
Neue Möglichkeiten beim Audience Building in Communities
Zielgruppen (Audiences) werden in Communities definiert, um beispielsweise verschiedene Varianten einer Seite gezielt auszuspielen. Bisher konnte dazu das Profil, eine konkrete Berechtigung, die Location (IP) oder Domain des Nutzers herangezogen werden. Es war auch möglich, die Audience anhand von Informationen auf dem User-Datensatz zu definieren. Für Felder auf Datensätzen anderer Objekte gab es diese Möglichkeit bisher nicht bzw. konnte dazu nur der Datensatztyp herangezogen werden. Mit Winter ‘21 gibt es nun auch die Definition der Zielgruppe anhand von Informationen des angezeigten Datensatzes vorzunehmen.
Analyse von Lightning Pages
Mit Winter '21 auch der Lightning Performance Analysis eingefügt, mit der man im Lightning App Builder die Lightning Page analysieren und verbessern kann. Wenn zum Beispiel viele Themenlisten in Gebrauch sind, wird der Einsatz der Quick Links anstelle der Themenlisten-Komponente empfohlen, damit die Seite schneller lädt.
Zum Schluss: Ein wenig Windows 95-Feeling im kommenden Frühjahr
Um für Daten regelmäßig ein Backup zu erstellen, gab es ab Windows 95 für viele Jahre den Aktenkoffer. Man kopierte die Dateien bzw. Order, die man sichern wollte, hinein und sie wurden mit der Ursprungsdatei synchron gehalten. Das Feature gibt es heute in der Form nicht mehr. Umso interessanter ist, dass der Aktenkoffer nun als Pilot in Salesforce mit Spring ‘21 Einzug hält, um Daten offline verfügbar zu machen. Vielleicht gibt es auch bei einigen anderen Nutzern ein kleines Déjà Vue ;)
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Hinweis: Änderungen zu den beschriebenen Funktionen in den anstehenden Releases Spring '21, Summer ‘21 und Winter ‘22 sind bis zu deren Veröffentlichung möglich.
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