5 praktische HubSpot-Hacks, die in keinem Portal fehlen sollten

Egal ob kleines Team oder großes Unternehmen – viele HubSpot-Portale wachsen schnell, werden komplex und irgendwann... unübersichtlich. Unvollständige Daten, inaktive Kontakte oder fehlende Automatisierungen schleichen sich ein und sorgen dafür, dass dein CRM nicht mehr das tut, was es soll: Effizienz schaffen.

In diesem Blogpost zeige ich dir fünf einfache, aber wirkungsvolle Hacks, die jedes HubSpot-Portal haben sollte. Sie sorgen für bessere Datenqualität, mehr Automatisierung und machen dein Team deutlich handlungsfähiger. Und das Beste: Du kannst sie in wenigen Minuten umsetzen.

1. Klare Naming Conventions einführen

Was am Anfang noch überschaubar ist, wird schnell chaotisch: Listen heißen plötzlich "Test_01", Workflows "Willkommensflow final FINAL" und E-Mails "Newsletter März oder April?". Ohne klare Namensregeln leidet die Übersicht – vor allem, wenn mehrere Personen im Portal arbeiten.

So setzt du es um:

• Definiere eine einheitliche Struktur für interne Namen, z.B.:
  
  • [Abteilung] - [Projekt] - [Typ] - [Beschreibung]
    (z.B. "Marketing - Webinare - Workflow - Follow-up 2024")
• Nutze Präfixe wie "TEST" oder "ARCHIV", um alte oder inaktive Objekte zu kennzeichnen.
• Dokumentiere die Regeln an einem zentralen Ort (z.B. im HubSpot-Playbook oder Confluence).

Klingt erstmal nach extra Aufwand, spart aber auf lange Sicht enorm viel Zeit – weil du und dein Team Inhalte schneller findet und einordnet. Und wer das sauber aufsetzt, wird intern ganz schnell zum CRM-Superheld. 🦸‍♀️

Tipp: Für komplexere Strukturen kannst du auch einen einfachen Naming-Generator in Excel oder Google Sheets bauen. So hilft dein Team-Template dabei, jedes Mal den richtigen Namen zu finden – ganz ohne Rätselraten.

2. Datenhygiene-Workflow: Bounces & Unsubscribes automatisch auf „Nicht-Marketingkontakte“ setzen

Kontakte, die nicht mehr erreichbar sind oder sich abgemeldet haben, gehören nicht mehr in deine Marketing-Segmente. Sie belasten dein Marketing-Kontakt-Kontingent und verfälschen deine Performance-Metriken.

So setzt du es um:

• Erstelle einen kontaktbasierten Workflow.
• Trigger: „Grund für Hard Bounce der E-Mail ist bekannt“ ODER E-Mail-Abonnement“ wurde abgemeldet (konkretes Abonnement auswählen).
  Optional: Weitere Trigger wie z.B. Blacklist-Kontakte, ausgeschiedene Mitarbeiter oder Abrechnungskontakte (Personen oder Stellen, die im Zusammenhang mit einer Rechnung oder Abrechnung als Ansprechpartner fungieren).
• Aktion: „Kontaktstatus auf Nicht-Marketing setzen“.
• Wiederaufnahme aktivieren.

Effekt: Saubere Kontaktlisten, bessere KPIs und kein verschwendetes Marketingvolumen mehr.

3. Data-Hygiene Listen für regelmäßige Datenpflege

Wenn du dein CRM langfristig sauber halten willst, brauchst du einen klaren Blick auf veraltete oder unvollständige Datensätze. Genau hier helfen dir dynamische, aktive Listen.

Nützliche Beispiele:

• Sehr alte Kontakte ohne Aktivität
• Kontakte ohne Aktivität in den letzten X Monaten
• Kontakte ohne E-Mail-Adresse
• Bounced oder abgemeldete Kontakte

Tipp: Nutze diese Listen für quartalsweise Cleanup-Runden.

Beispiel: eine aktive Liste für regelmäßige Bereinigung von inaktiven Kontakten 

4. Workflow-Hack: Unternehmensname ins Kontaktobjekt kopieren

Der Klassiker: Ich habe noch kein HubSpot-Portal ohne diese einfache Automatisierung gesehen.

Viele Reports oder Tools greifen auf Kontaktfelder zu – und zeigen den Unternehmensnamen nicht an, wenn er nur im Unternehmensobjekt gespeichert ist. Dieser kleine Workflow sorgt für Konsistenz.

So geht’s:

• kontaktbasierter Workflow
• Trigger: „Primäres zugeordnetes Unternehmen“ ist bekannt
• Aktion: „Eigenschaftswert kopieren“ – von Unternehmensname (Company) zu Unternehmensname (Contact)
• Wiederaufnahme aktivieren
  
  

Ein Beispiel Workflow

Tipp: Man kann weitere unternehmensspezifische Eigenschaften hinzufügen, z.B. Branche, Unternehmensgröße usw. falls diese für die Segmentierung relevant sind. 

5. Data Hygiene Dashboard 

Wie viele deiner Kontakte haben keinen Owner? Oder wie viele Deals haben keinen zugewiesenen Entscheider? Solche Lücken bleiben oft lange unentdeckt – bis sie stören. Dashboards helfen, sie frühzeitig zu erkennen.

So erstellst du dein Datenhygiene-Dashboard:

• Berichte mit Filtern wie:
  
  • „Jobtitel ist unbekannt“
  • „Zuständiger Mitarbeiter“ ist unbekannt 
  • „Branche fehlt“
  • „Deal hat keine zugewiesene Kontaktperson“

• Alle Berichte in einem zentralen Dashboard zusammenführen.
• Regelmäßig prüfen – oder Reminder setzen.

Tipp: Kombiniere das Dashboard mit Datenpflege-Workflows oder teile es mit dem Vertriebsteam.

Fazit: Kleine Hacks, große Wirkung

Diese fünf Hacks sind keine komplexen Power-User-Tricks – sondern die Basics, die den Unterschied machen. Sie helfen dir, dein HubSpot-Portal übersichtlich, Daten sauber und reaktionsschnell zu halten.

Wenn du sie einmal eingerichtet hast, laufen sie fast wie von selbst – und geben deinem Team den nötigen Vorsprung im Alltag.

Du brauchst Hilfe beim Einrichten oder willst dein HubSpot-Setup analysieren lassen? Dann melde dich gern – wir helfen dir weiter.

Jetzt HubSpot Health-Check vereinbaren!